Für das TGA-Büro DTF Ingenieure aus Velbert gehört der Einsatz eines Controllingsystems genauso zum täglichen Handwerkszeug wie Ausschreibungssoftware und CAD, um den täglichen Anforderungen der Praxis zu begegnen. Ist doch die große Herausforderung bei der Planung und Realisierung von Freizeitbädern und Dienstleistungsgebäuden jeglicher Art die Umsetzung der Bauherren und Nutzervorstellungen unter Berücksichtigung geltender Normen und Richtlinien. Neben den technischen Aspekten sind gewerkeübergreifende Abhängigkeiten zu berücksichtigen und im Sinne von zukunftsorientierten Konzepten energetische Optimierungen zu erzielen. Und dabei gilt es, immer die Wirtschaftlichkeit im Blickfeld zu haben. Aus diesem Grund führte man bei DTF GmbH & Co. KG schon ein Jahr nach der Gründung des Ingenieurbüros im Jahr 2004 eine entsprechende Software ein. Das Büro mit 20 Mitarbeitern beschäftigt sich mit Planung, Bau und Betrieb von technischen Anlagen in Dienstleistungsgebäuden, Banken und Sportstätten aller Art. Ein Schwerpunkt ist die Planung und Sanierung der technischen Gebäudeausrüstung von Sport- und Freizeitbädern. Durch die Kooperation mit Architekten und Statikern können die Ingenieure ihren Bauherren so auf sie abgestimmte Lösungen für die speziellen Anforderungen des Sportund Bäderbaus anbieten. Dabei decken sie die gesamte TGA-Palette von Heizung, Lüftung, Sanitär, Klima, Elektro über MSR-Technik bis hin zur Badewassertechnik für einen Kundenkreis in ganz Deutschland ab. Auch überprüfen die Velberter TGA-Spezialisten im Kundenauftrag technische Anlagen, unterziehen diese einer Energieanalyse und zeigen bei Schwachstellen Optimierungsmöglichkeiten auf.
Umfangreiche Funktionalität
Um die Kosten sowohl der Projekte als auch des Büro immer im Griff zu haben und um die Projekte wirtschaftlich abzuwickeln, setzen die Velberter Ingenieure die Controllingsoftware S-Control des Wuppertaler Softwarehauses KOBOLD Management Systeme GmbH ein. Entschieden hat man sich für das System nicht nur wegen des optimalen Preis-Leistungs-Verhältnisses, sondern auch wegen der umfangreichen Controllingfunktionen.
Übersichtliche Auswertungen
So können sowohl Geschäftsführung als auch die Projektleiter mit dem Programm übersichtliche Auswertungen über einzelne Projekte, Projektgruppen und über das gesamte Büro abhängig von ihren Zugriffsrechten fahren. Soll-/Ist-Vergleiche, Erstellung von Zeitnachweisen, Reisekosten- und Fremdkostenerfassung und eine Einnahmen-/Ausgaben-/Liquiditätsplanung sind nur einige Beispiele der wesentlichen Merkmale. Geschäftsführer Robert Jöres dazu: „S-Control bietet uns eine Vielzahl von Funktionen, die wir bei anderen Programmen so nicht gefunden haben, ist aber trotz der Komplexität einfach zu bedienen.“ So sind für Jöres unter anderem die Honorarvorschau und Liquiditätsplanung wichtige Mittel des Controllings. Zur Honorarberechnung und Honorarabrechnung nutzt das TGA-Büro das Programm S-HOAI von KOBOLD. Damit stellen die Planer sicher, dass sie die Honorare im Rahmen der Möglichkeiten voll ausgeschöpft haben und die Be- und Abrechnungen rechtssicher sind. Darüber hinaus verwalten sie mit dem System alle Honoraransätze und stellen damit während der Projektlaufzeit ihre Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen. “Da die Stammdaten beiden Programmen gemein sind, kann ich die Daten aus dem Angebot problemlos von S-HOAI in S-Control zur weiteren Bearbeitung übertragen“, erklärt Diplomingenieur Jöres.
Transparente Projekte
Wird DTF mit einem neuen Projekt beauftragt, bespricht der zuständige Projektleiter mit seinem Team detailliert Aufgabenstellung und Leistungsumfang. Aus dem Auftragsvolumen verteilt auf die einzelnen Leistungsphasen errechnen sich die Stundenvorgaben für jeden einzelnen Mitarbeiter. So sind die Projekte und das damit verbundene Zahlenmaterial für die Mitarbeiter transparent. Sie kennen das Honorar, das damit erwirtschaftet wird, kennen den mittleren Stundensatz und die daraus resultierenden Stunden in den einzelnen Leistungsphasen. Dadurch sind die Mitarbeiter nicht nur inhaltlich in die jeweiligen Projekte eingebunden sondern auch betriebswirtschaftlich. Regelmäßig überprüft der Projektleiter entsprechend dem Projektfortschritt die für die einzelnen Phasen und auch für das gesamte Projekt aufgewandten Stunden und erstellt einen Soll-Ist-Vergleich. Sollten die Zahlen weit auseinanderliegen, analysieren Projektleiter und Geschäftsführung die Gründe dafür. Robert Jöres meint: „Ich bin immer darauf erpicht, die Projekte herauszufiltern, mit denen wir kein Geld verdienen und den Grund dafür zu eruieren. Dann kann ich entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten und somit die Wirtschaftlichkeit des Büros sicherstellen.“ Dies können Mehrfachbearbeitungen sein aber auch zusätzlich erbrachte Leistungen, die dem Auftraggeber nicht in Rechnung gestellt wurden. Da sich mit der Software mühelos dokumentieren lässt, welche Leistungen zu welchem Zeitpunkt erbracht werden, ergibt sich für das Planungsbüro ein Höchstmaß an Wirtschaftlichkeit. Auch lassen sich Sonderleistungen plausibel darstellen und somit dem Kunden gegenüber abrechnen.
Optimale Planungssicherheit
Für das Planungsbüro ergibt sich nicht nur ein exakter Überblick über den geleisteten Stundenaufwand innerhalb eines Projektes. Jeder Mitarbeiter ordnet während des Projektverlaufs seine erbrachten Stunden den entsprechenden Leistungsphasen zu. Daten wie Projektkosten und Mitarbeiternachweise werden von der Software automatisch verknüpft. Dadurch ist Robert Jöres in der Lage, den bestehenden Auftragsbestand aller Projekte langfristig zu kalkulieren und freie Kapazitäten frühzeitig zu erkennen. „Für uns bedeutet das optimale Planungssicherheit. Denn wir wissen frühzeitig, ob und wann wir neue Projekte akquirieren müssen oder aber wann wir uns gegebenenfalls nach externer Planungsunterstützung umschauen müssen” Ein weiterer Garant für Wirtschaftlichkeit des TGA-Büros ist die direkte Gegenüberstellung der Gemeinkosten zu den jeweiligen Projekten und Honoraren. Bei DTF wird der Gemeinkostenfaktor, der sich aus allen im Büro anfallenden monatlichen Kosten wie Miete und Nebenkosten, Fahrzeug- und Personalkosten, Kosten für Akquise etc. zusammensetzt, automatisch jeden Monat aktualisiert und anhand der errechneten Daten den einzelnen Projekten und Leistungsphasen zugeordnet. Dadurch ergibt sich eine exakte Gesamtkostenabschätzung für jede weitere Projekt- und Finanzplanung.
PROJEKTINFOS:
Autor: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: DTF GmbH & Co. KG, Velbert
www.dtf-ingenieure.de