Anwenderbericht Architekturbüro Mannewitz KOBOLD Kunde seit 2010

Wissen, ob sich ein Projekt rechnet oder nicht, Sonderleistungen abrechnen können, betriebswirtschaftliche Auswertungen auf Knopfdruck, detaillierte und optisch gut aufbereitete Angebote: alles das und noch viel mehr möchte die kaufmännische Leiterin des Hannoveraner Architekturbüros Mannewitz. Seit Herbst 2010 nutzt Anna Mannewitz dazu Softwarelösungen der Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH.

1995 wird Fritz Mannewitz als junger Student von einem Kampener Hausbesitzer auf Sylt engagiert. Mannewitz überzeugt, so dass die Sanierung eines zweiten Hauses folgte. 2000 gründet er sein Büro in Hannover. Seitdem hat das Büro für öffentliche und private Auftraggeber die unterschiedlichsten Bauaufgaben gemeistert. Weiterhin hat Fritz Mannewitz auf Sylt Friesenhäuser, Gewerbebauten sowie Wohnanlagen geplant und saniert. 2007 eröffnet der Architekt ein Büro auf der Nordseeinsel. Drei Mitarbeiter des 14-köpfigen Teams sind ständig dort. Er selbst und sein Hannoveraner Büroleiter pendeln. Gezeichnet wird in Kampen und weiterhin in Hannover. Dank modernster Technik ist vom Büro in Kampen ein Zugriff auf alle Zeichnungen, die in Hannover auf dem Server liegen, in Echtzeit möglich.

Professionelles System ist notwendig

2005 tritt die Ehefrau des Büroinhabers, Anna Mannewitz, als kaufmännische Leiterin in das Architekturbüro ein. Schnell ist ihr klar, dass die Rendite nicht stimmt und das, obwohl Fritz Mannewitz als kreativer Kopf gute Aufträge akquiriert und alle Mitarbeiter viel arbeiten. Anna Mannewitz ist bewusst, dass sie ein Controllingsystem benötigt. Nach einer Marktrecherche entscheidet sich das Architekturbüro, die Softwarelösungen für Projekt- und Unternehmenscontrolling S-Control sowie S-HOAI zur Honorarermittlung und Rechnungsverwaltung einzusetzen. Beide sind vom Wuppertaler Hersteller KOBOLD Management Systeme und miteinander verknüpft. Mit S-Control kann das Architekturbüro alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation intuitiv bearbeiten und mit S-HOAI kann es die Honorare im Rahmen der Möglichkeiten voll ausschöpften.

Heute loggt sich jeder Mitarbeiter morgens in S-Control ein und, wenn er das Büro verlässt, wieder aus. Somit erfasst das System die Anwesenheit der Mitarbeiter und gleicht diese mit den auf Projekte, Unterprojekte, Leistungsphasen und Allgemeinkosten eingegebenen Zeiten ab. In den Auswertungen ist darstellbar, wie viele Stunden die Mitarbeiter auf die entsprechenden Projekte gebucht haben. Für das Planungsbüro ist dies bei der Abrechnung von Sonderleistungen wichtig, um den Auftraggebern entsprechende Nachweise zu liefern.

Ursachen eruieren und gegensteuern

Nach Auftragseingang ordnet Anna Mannewitz das Honorar in S-Control den einzelnen Leistungshasen zu und gibt die Stundenvorvorgaben für jede Phase ein. Im System ist jeder einzelne Mitarbeiter mit seinem individuellen Gehalt zuzüglich Nebenkosten plus Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungen hinterlegt. Daraus errechnet das Programm automatisch den Stundensatz des Mitarbeiters. Zeitgleich wird den Mitarbeitern mitgeteilt, wie viel Stunden sie pro Leistungsphase verbrauchen dürfen.

Die Projektleiter erfassen regelmäßig den Leistungsstand des Projektes. S-Control gleicht diesen Wert automatisch mit den bisher gestellten Rechnungen ab. Die Controllerin weiß auf Knopfdruck, welche Rechnungen sie stellen kann. Neben den nicht berechneten Leistungen liefert das Programm ihr darüber hinaus eine wichtige Kennzahl: Den Auftragsbestand. Dieser stellt das Gesamthonorar und die bisher gestellten Rechnungen ins Verhältnis. „Wir haben jederzeit den Überblick, wie lang die Honorare unserer laufenden Projekte reichen, um kostendeckend zu arbeiten und erkennen, ob wir Tätigkeiten von einem Projekt vorziehen müssen, um rechtzeitig Rechnungen stellen zu können“ erklärt Anna Mannewitz. Auch sieht sie sofort, wenn in einer Leistungsphase mehr Stunden verbraucht als Leistungen erbracht worden sind. So kann sie gemeinsam mit den Projektleitern die Ursachen eruieren und rechtzeitig gegensteuern.

Detailliertes Honorarangebot

Hat der Büroinhaber früher eine einseitige Kostenschätzung dem Auftraggeber überreicht, so erhält dieser heute ein mit S-HOAI erstelltes mehrseitiges Honorarangebot. In diesem sind die Bausumme, die Honorarzonen entsprechend der Leistungsphasen, prozentuale Nebenkosten, Umbauzuschläge und zusätzliche Leistungen, die nach Stunden abgerechnet werden, aufgeführt und die Stundensätze für Zeichner, Planer, Geschäftsführung und kaufmännische Mitarbeiter hinterlegt. Anna Mannewitz meint: „Früher haben wir uns oft runterhandeln lassen. Jetzt können wir durch das gut aufbereitete Angebot besser argumentieren. S-Control hatte sich so schon beim ersten Auftrag bezahlt gemacht.“

Nach Stundennachweis abrechnen

Oftmals ist es bei Umbauten denkmalgeschützter Häuser dem Planungsbüro nicht möglich Pauschalangebote zu erstellen. Mittels S-Control ist das Büro in der Lage, den Bauherren wöchentlich die geleisteten Projektstunden zu dokumentieren. In den Auswertungen ist detailliert aufgeführt, welche Kosten angefallen sind und wodurch diese verursacht worden sind, da die Mitarbeiter ihre Stunden entsprechend kommentieren. Die geleisteten Stunden sind somit mit den zugehörigen Erläuterungen für den Bauherren nachvollziehbar. Kommen während des Projektverlaufes weitere Leistungen hinzu, markieren die Mitarbeiter diese in S-Control. So kann das Büro auch die zusätzlich erbrachten Stunden nachweisen und abrechnen.

Heute sind die Mitarbeiter mehr in das Büro eingebunden, denn Anna und Fritz Mannewitz haben sich entschieden, sie am Erfolg zu beteiligen. Die erste Ausschüttung erfolgt 2012 und basiert auf dem Ergebnis von 2011. Ohne die betriebswirtschaftlichen Auswertungen von S-Control wäre das nicht möglich gewesen.

Nun stimmt die Rendite

Die Controllerin Mannewitz kann heute vielfältige Auswertungen auf Knopfdruck erstellen. Dazu gehören Übersichten über den Auftragsbestand, über die Projekte und abrechenbare Leistungen sowie unterschiedlichste Soll / Ist –Vergleiche, Einnahmen-/Ausgabenplanung mit Ertrags- und Liquiditätsbestimmung etc. Da das Büro viele Leistungen bei den Sanierungsprojekten nach Stunden abrechnet, ist auch das heute kein Problem mehr. Heute kann sich Anna Mannewitz nicht mehr vorstellen ohne S-Control und S-HOAI zu arbeiten. „Viele Dinge, für die ich früher einen Tag gebraucht habe, mache ich jetzt in einer Stunde. Das ist eine enorme Arbeitserleichterung und die Rendite stimmt nun auch.“