Alle Kosten im Griff zu haben, zu wissen wie jedes einzelne Projekt steht und wie sich der Auftragsbestand entwickelt sowie die Auslastung der Mitarbeiter zu kennen, das sind nur einige der Anforderungen, die Büroinhaber Harald Sulzer an ein Controllingsystem stellt. Denn der Ingenieur möchte sein TGA-Büro, mit dem er 40 bis 50 Projekte gleichzeitig abwickelt, immer betriebswirtschaftlich im Griff zu haben.
1993 gründete Harald Sulzer sein Büro im oberschwäbischen Vogt. Damals beschränkte er sich auf Planungs-leistungen im Bereich der Elektrotechnik. Im Laufe der Jahre erweiterte der Elektroingenieur jedoch sein Repertoire um die Gewerke Heizung, Lüftung und Sanitär. So hat das Ingenieurbüro Sulzer seit der Gründung ca. 900 Projekte im gewerblichen, öffentlichen und privaten Bereich ausgeführt. Das TGA-Spektrum reicht von Verwaltungsgebäuden über Sportstätten, Seniorenresidenzen, Mehrfamilienhäusern, Lebensmittelmärkten bis zu Museen und Hotels.
Betriebswirtschaftliches Denken und Handeln war für den Schwaben schon immer das „A und O“ erfolgreichen Unternehmertums. Mit den Jahren sind die Anforderungen an Kennzahlen und Auswertungen gewachsen. Diese konnte ihm sein Controllingsystem allerdings nicht mehr liefern. Also sah Harald Sulzer sich erneut auf dem Markt um. Wichtig waren für den Büroinhaber einerseits die Auslastung der Mitarbeiter mittels Diagramm darzustellen und andererseits zu erkennen, mit welchen Projekten das Büro Geld verdient. Darüber hinaus sollte das neue Programm die Zeiten der Mitarbeiter erfassen können.
Entschieden hat sich der Ingenieur 2006 für das Controllingsystem S-Control und das Programm zur Honorarermittlung und Rechnungsverwaltung S-HOAI der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH. Das Controllingsystem deckt genau seine Anforderungen an Kennzahlen und Auswertungsmöglichkeiten ab. Die Mitarbeiterauslastung liefert das Programm mittels einer Verknüpfung zum Projektmanagementsystem pro-Plan. Damit kann in S-Control ein Balkenterminplan mit den Leistungsphasen des Projektes erstellt und diesem Mitarbeiter hinzufügt werden. So lassen sich je nach Anforderung Terminpläne für Projekte, Mitarbeitergruppen oder einzelne Mitarbeiter anzeigen.
Immer auf Erfolgskurs
Aktuelle Kennzahlen bezüglich Auftragsbestand, Kostenentwicklung und Gemeinkostenfaktor müssen für das Ingenieurbüro jederzeit abrufbar sein. Darüber hinaus sind Informationen zu tatsächlich erbrachten Stunden sowie Angaben zu freien Tagen, Feiertagen, Urlaub und Krankheit erforderlich. Aber auch zeitliche Aufwände, die zum Beispiel für die Akquisition neuer Aufträge oder die Dokumentation aktueller Projekte anfallen, müssen in der betriebswirtschaftlichen Auswertung Berücksichtigung finden. So bearbeitet das Ingenieurbüro Sulzer sämtliche Prozesse, von der Projektplanung über die Steuerung bis hin zur Nachkalkulation, mit Hilfe der Software.
Unter der jeweiligen Projektidentifikation weisen die Mitarbeiter ihre Stunden den entsprechenden Leistungsphasen des Projektes zu. Daraus ermittelt das System die noch zu erbringenden Stunden. Diesen Soll-Ist-Vergleich wertet der Büroinhaber in regelmäßigen Abständen aus, sieht so die Projektauslastung und erkennt freie Kapazitäten.
Alarmfunktionen warnen vor Budgetüberschreitungen
Bei einem zu hohen Stundenaufkommen kann rechtzeitig gegensteuert werden. Für den Büroinhaber bedeutet das: Er weiß zu jeder Zeit, wie das aktuelle Projekt steht, ob es Bei einem zu hohen Stundenaufkommen kann rechtzeitig gegensteuert werden. Für den Büroinhaber bedeutet das: Er weiß zu jeder Zeit, wie das aktuelle Projekt steht, ob es sich rechnet, ob Abläufe straffer organisiert werden müssen oder Sonderleistungen in Rechnung zu stellen sind. Darüber hinaus sind Leistungsstände ersichtlich, die für die Honorarabrechnungen relevant sind. Von Sulzer eingeführte Ampelfunktionen warnen bei Budgetüberschreitungen. Um die Ursachen dafür zu finden, wird das Projekt analysiert und zukünftig genau im Auge behalten.
Zeiterfassung ist für Überstundenbezahlung Voraussetzung
Auch die Zeiterfassung ist ein wichtiges Thema, denn Harald Sulzer bezahlt seinen Mitarbeitern die Überstunden ein durchaus nicht übliches Vorgehen in jedem Planungsbüro. Kommt der Mitarbeiter ins Büro, loggt er sich über die elektronische Zeiterfassung von S-Control ein und, wenn er das Büro verlässt, wieder aus. Auf Wunsch können Pausenzeiten der Mitarbeiter fest vorgegeben werden. Somit wird die Anwesenheit erfasst und mit den im System auf Projekte, Unterprojekte, Leistungsphasen und Allgemeinkosten eingegebenen Zeiten abgeglichen. In der Projektzeiterfassung kann der Mitarbeiter dann Restzeiten pro Tag auf ein ausgewähltes Projekt buchen. Manuelle Korrekturen der Zeiteinträge sind genauso möglich wie die Option Stunden von Hand nachzutragen, wenn Mitarbeiter zum Beispiel auf der Baustelle sind.
Per Soll/Ist-Vergleich ist darstellbar, wie viele Stunden die Mitarbeiter anwesend waren und wie viele Stunden auf die entsprechenden Projekte gebucht werden. Harald Sulzer meint: „Durch die automatische Zeiterfassung sind die Überstunden dokumentiert und der Mitarbeiter bekommt diese bezahlt. Aber auch bei der Abrechnung von Sonderleistungen kann ich den Stundenaufwand dem Auftraggeber professionell dokumentieren“, erklärt TGA-Experte Sulzer.
Mitarbeiter am Projekterfolg beteiligt
Harald Sulzer bezahlt seinen Mitarbeitern jedoch nicht nur Überstunden, sondern beteiligt diese auch am Projekterfolg. So gibt er für jedes Projekt ein Budget vor, dass den Mitarbeitern bei Projektbeginn präsentiert wird. Mittels S-Control sind die entsprechenden Auswertungen schnell erstellt und der wirtschaftliche Erfolg, sofern vorhanden, dokumentiert. „Wir arbeiten viel, daher ist es nur gerecht, die Mitarbeiter auch am wirtschaftlichen Erfolg zu beteiligen“, erklärt der Ingenieur.
Wichtig ist für den Büroinhaber, die Entwicklung seine Büros zu kennen und das über die einzelnen Monate und Jahre. Dank S-Control kann Harald Sulzer genau sagen, in welchen Monaten der Auftragsbestand niedrig ist und er mit akquisitorischen Maßnahmen frühzeitig gegensteuern muss. Außerdem möchte er mindestens 80 % des gesamten Zeitaufwandes auf Projekte buchen. Die diesbezüglichen Kennzahlen überprüft das Sekretariat in einem dreimonatigen Rhythmus.
Sulzer: „Heute habe ich alle notwendigen Zahlen vorliegen, kenne meinen Gemeinkostenfaktor, den das System aufgrund der allgemeinen Bürokosten, die ich vom Steuerberater erhalte, automatisch errechnet. Ich weiß genau, wie meine Projekte stehen und wie hoch mein Auftragsbestand ist.“ Geplant hat der ehrgeizige Büroinhaber, zukünftig mit dem Programm festzustellen, welche Summen das TGA-Büro in den nächsten Monaten fakturieren kann und im Projektmanagementsystem sich dann den dazugehörigen Zahlungsplan anzeigen zu lassen.