Welche Faktoren machen ein Planungsbüro erfolgreich? Neben innovativen Ideen, einer qualitativ hochwertigen Abwicklung aller anfallenden Projekte und der Entwicklung visionärer Ziele steht der Erfolgsfaktor Wirtschaftlichkeit mit an erster Stelle.
Hat es in der Vergangenheit noch vielen Planern an Verständnis für differenziertes kaufmännisches Denken und dem Gespür für Umsatz, Gewinn und Deckungsbeitrag gefehlt, so müssen Architekten heute die wirtschaftliche Ausrichtung ihres Büros kennen und belegen können. Konkret heißt das, jedes Projekt ist nach seinem Nutzen-Kosten-Verhältnis zu bewerten.
Bei woernerundpartner planungsgesellschaft mbh, einem Architekturbüro mit über 120 Mitarbeitern an den Standorten Frankfurt, Hamburg und Dresden hat man bereits Mitte der 90er Jahre die Weichen für ein Software-gestütztes Projektcontrolling gestellt. Im Laufe der Jahre erwiesen sich die Programme der „ersten Stunde“ jedoch an einigen Stellen als zu unflexibel. Mit dem Aufbau des Qualitätsmanagements im Jahr 2004, die Zertifizierung erfolgte 2006, begann die Suche nach einer neuen Controllingsoftware. „Wir haben eine ganzheitliche Lösung gesucht, die die Bereiche Rechnungsstellung, Projektcontrolling und –budgetierung, Honorarplanung, Kennzahlenbildung und Subunternehmerverwaltung verbindet und die Flexibilität zur Abbildung komplexer Projektstrukturen besitzt“, erklärt Petra Cleven, Betriebswirtin und Geschäftsführerin von woernerundpartner planungsgesellschaft mbh. Die Wahl fiel auf die Controllingsoftware S-Control und das Honorarermittlungsprogramm S-HOAI der Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH. Dass die Softwarelösungen zudem mit dem Qualitätsmanagement-System korrespondieren, war ein weiteres Entscheidungsmerkmal.
Im Januar 2005 führte man die Software bei woernerundpartner an allen Standorten mit 100 Lizenzen ein. Die Übertragung der Stammdaten und Altkosten der laufenden Projekte erfolgte zügig, so dass bereits vier Wochen später die dezentrale Zeiterfassung der Mitarbeiter beginnen konnte. Nachdem alle Mitarbeiter eine ausführliche Einweisung erhalten hatten, begann innerhalb kürzester Zeit eine nahezu vollständige und zeitnahe Stundenerfassung.
Dezentrale Datenerfassung – zentrale Auswertung
woernerundpartner, 1971 von Heinrich Wörner in Frankfurt gegründet, erweiterte sich im Zehnjahres-Intervall um die Standorte Hamburg (1981) und Dresden (1991). Einen Namen hat sich das bundesweit tätige Architekturbüro vor allem im Universitäts-, Medizin-, Instituts- und Sozialbau gemacht. Nahezu 100 Projekte, die teilweise eine Laufzeit von bis zu sechs Jahren aufweisen, bearbeiten die Planer gleichzeitig an den drei Standorten. In der kaufmännischen Abteilung in Frankfurt laufen die Fäden zusammen. Dort werden sämtliche projekt- und bürorelevanten Daten gesammelt und verwaltet, unterstützt von der Softwarelösung.
„Wirtschaftliches Controlling bedeutet für uns, jederzeit einen Einblick in die aktuellen Projektstände zu haben. Wir brauchen zeitnah verlässliche Zahlen, um gegebenenfalls entsprechende Steuerungsmaßnahmen ergreifen zu können“, bringt Petra Cleven die betriebswirtschaftlichen Anforderungen an das Controllinginstrument auf den Punkt. Für das Planungsbüro war es zudem wichtig, dass Rechnungsstellung, Honorarermittlung und die jährliche Honorarvorausplanung auf nur einer Datengrundlage basieren.
Komplexe Projekte erfordern ein ganzheitliches Controlling
Die bürobezogenen Controllingstrukturen wie Kostenarten, Projektgruppen und –kriterien werden standortübergreifend einheitlich festgelegt. Mit Hilfe der Software ist es zudem möglich, die einzelnen Tätigkeiten und Aufgaben über die Leistungsbilder der HOAI hinaus zu klassifizieren und entsprechend den Planungsprozessen zu ordnen.
Betriebswirtschaftliche Auswertung von Fremdleistung
Bauvorhaben im Gesundheitswesen stellen hohe Anforderungen an Architekten und Ingenieure. Von der Entwurfsplanung bis hin zur Ausführungsplanung ist es oft ein langer Weg. Kenntnisse über krankenhausinterne Abläufe sind dabei ebenso unabdingbar wie das entsprechende Know-how in der Medizin-, Labor- und Versorgungstechnik. Darüber hinaus müssen die Nutzungsanforderungen in ein realisierbares Raumkonzept einfließen, das in das Gesamtkonzept der Betreiber passt. Um diese vielfältigen fachplanerischen Beratungsleistungen abzudecken, vergibt woernerundpartner planungsgesellschaft mbh als Gesamtplaner einzelne Leistungen an externe Fach-planer.
Für das Planungsbüro ist es wichtig, diese Fremdleistungen in das Controlling zu integrieren. Hier erwies sich der Software-Hersteller als überaus kooperativ: Er passte die Funktionen der Controllingsoftware dem Anforderungsprofil des Anwenders an. Die Verwaltung der Fachplaner erfolgt heute im sogenannten „Regiecenter“, der zentralen Leitstelle für Honorar, Eigenhonorar, Budgetverwaltung, Soll-Plan-Planung und Schnittstelle zu S-HOAI.
Ein Unternehmen mit über 120 Mitarbeitern benötigt transparente Vorgänge, um auf Erfolgskurs zu bleiben. Betriebswirtschaftlich gesehen bedeutet das, aktuelle Zahlen hinsichtlich Auftragsbestand, Kostenentwicklung und Gemeinkostenfaktor müssen jederzeit abrufbar sein. Dazu gehören Mitarbeiterinformationen über tatsächlich geleistete Stunden sowie Angaben zu freien Tagen, Feiertagen, Urlaub und Krankheit. Zeitliche Aufwände, die für Akquisition, für Schulungen, IT etc. anfallen, sowie Kosten für Ausstattung und Material, die keinem bestimmten Projekt zugeordnet werden können, sind im Gemeinkostenfaktor zu berücksichtigen.
„Nur wenn ich zu einem Zeitpunkt X weiß, wie das aktuelle Projekt steht, ob die zeitliche Kalkulation stimmt und wie sich die Stundenbudgetierung verhält, kann ich verlässliche Aussagen hinsichtlich Auslastung und Wirtschaftlichkeit unseres Büros treffen“, resümiert Petra Cleven den Nutzen des ganzheitlichen Controllingsystems. In der Vergangenheit war dies nur über einen mühsamen Abgleich verschiedener Listen möglich. Dank moderner Software stammen alle Daten nun aus einer Hand und etwaige Fehlerquellen sind nahezu ausgeschlossen.
Für woernerundpartner planungsgesellschaft mbh hat sich die Anschaffung der Software in mehrfacher Hinsicht gelohnt. Das Controllingsystem spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit ein. Es macht Abläufe transparent und entlastet die Administration durch die zeitnahe und kontinuierliche Überwachung aller anfallenden Projekte. Für Petra Cleven ist das die Grundlage zur Sicherung eines langfristigen wirtschaftlichen Erfolgs des Büros. Komplexe Aufgaben erfordern aus betriebswirtschaftlicher Sicht ein ganzheitliches Controllingsystem.
PROJEKTINFOS:
Autor: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: woernerundpartner
planungsgesellschaft mbh, Frankfurt
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