„Ein Ingenieurbüro ohne Controlling ist wie ein Schiff ohne Steuermann“, so lautet das Credo der Diplomkauffrau Judith Rentschler, zuständig für Controlling der Rentschler und Riedesser Ingenieurgesellschaft mbH. Seit 1971 planen und bauleiten die Ingenieure Technische Gebäudeausrüstung für Großobjekte. Mit rund 70 Mitarbeitern setzt das Büro jährlich rund 7 Mio. € um. Um sowohl die einzelnen Projekte als auch das Büro immer wirtschaftlich im Griff zu haben, suchte das TGA-Büro ein professionelles Controllingsystem.
Im Rahmen interdisziplinärer Zusammenarbeit erarbeiten die schwäbischen TGA-Spezialisten, die seit 1996 auch mit einem Büro in Berlin vertreten sind, mit allen am Objekt Beteiligten individuelle Konzepte, die sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientieren und planen technisch anspruchsvolle Gebäudeausrüstungen für Krankenhäuser, Institute, und Labore. Aber auch Forschungseinrichtungen, Verwaltungsbauten, Sport- und Freizeitanlagen, Hotels, Banken etc. gehören zum Portfolio. So zählen in den letzten Jahren öffentliche und private Bauherren zu gleichen Teilen zu den Auftraggebern der Ingenieurgesellschaft.
Controllerin Judith Rentschler erläutert: „Wir haben schon sehr früh mit Zeiterfassung, Projektauswertungen und Nachkalkulationen angefangen. Wir wissen, wenn wir das nicht im Griff haben, können wir nicht wirtschaftlich arbeiten.“ Ursprünglich setzte Rentschler und Riedesser für das Controlling und die Honorarberechnung eine eigen entwickelte Software auf Basis einer Access Datenbank sowie Excel-Formblätter ein. Mit dieser wurden die Stunden eines jeden Mitarbeiters zentral erfasst und die Honorare kalkuliert. Die Verknüpfung zwischen dem in Rechnung gestellten Honorar und dem dazugehörigen Aufwand wurden von der Datenbank nicht abgedeckt, sondern separat manuell über eigens entwickelte Formblätter hergestellt.
Systemische Verknüpfung zwischen Aufwand und Ertrag gefordert
Da sich über die Jahre eine enorme Datenmenge angesammelt hatte, hatte man bei Rentschler und Riedesser Bedenken, dass das alte System seine Kapazitätsgrenze erreichen könnte. Der Einsatz einer neuen Softwarelösung war notwendig geworden. Jeder Projektleiter sollte zukünftig jederzeit auf Knopfdruck die einzelnen Projekte auswerten können, um zu erkennen, ob kostendeckend gearbeitet und wie viel Ertrag erwirtschaftet wird. Dazu ist es unersetzlich, den angefallenen Aufwand im System mit dem Ertrag zu verknüpfen. Auch war geplant, dass jeder Mitarbeiter dezentral von seinem Rechner die geleisteten Stunden auf die entsprechenden Leistungsphasen seines Projektes eingibt. Darüber hinaus waren umfangreiche Auswertungen wie detaillierte Soll-Ist-Vergleiche jeglicher Art, Zeitnachweise, Berichte über den Projektstundenanteil Büro / Mitarbeiter, Übersichten über den Auftragsbestand sowie die zu erwartenden Honorare gefordert.
Alle Prozesse intuitiv bearbeiten
Bei einer Marktrecherche stießen die TGA-Fachplaner auf das Controllingsystem S-Control und das Programm zur Honorarermittlung und Rechnungsverwaltung, S-HOAI, der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH. Mit S-Control kann das Planungsbüro die einzelnen Projekte effizient steuern und alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation mit dem Programm bearbeiten. Mit S-HOAI verwaltet das TGA-Büro seine Honoraransätze, Be- und Abrechnungen sind dabei absolut rechtssicher, und stellt während des Projektes seine Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen.
In der Einführungsphase mussten zuerst die vielen im Alt-System befindlichen Datensätze in S-Control eingelesen werden. Hierzu leistete Rentschler und Riedesser die Vorarbeit, die Konvertierung führte KOBOLD durch. Denn die technisch anspruchsvollen Großprojekte haben durchschnittlich eine Laufzeit von zwei bis drei Jahren, in einigen Fällen sogar bis zu zehn Jahren
Bei Abweichungen schnelles Eingreifen möglich
Bei Neuanlage eines Projektes werden Stundenbudgets pro Leistungsphase generiert, die dem jeweiligen Projektleiter und seinen Mitarbeitern als Vorgabe dienen. Unter der jeweiligen Projektnummer weisen die Mitarbeiter dann ihre Stunden den entsprechenden Leistungsphasen des Projektes zu. Daraus ermittelt das System die noch zu erbringenden Stunden. Die Projektleiter sind gehalten den Status ihrer Projekte mindestens einmal wöchentlich abzurufen, so dass zusammen mit der Geschäftsleitung und dem Teamleiter bei Abweichungen rechtzeitig eingegriffen werden kann.
Sonderleistungen und Nachträge ausweisen
Besondere Leistungen sind von den Mitarbeitern in S-Control explizit zu erfassen. “Da unsere Mitarbeiter in ersten Linie hervorragende ingenieurtechnische Leistungen erbringen möchten und weniger eine kaufmännische Sichtweise haben, ist es unsere Aufgabe, sie stetig darauf aufmerksam zu machen, welche Leistungen als Sonderleistungen in S-Control zu kennzeichnen sind, damit wir diese auch abrechnen können“ erklärt die Controllerin.
Tagesgenau den aktuellen Projektstand abrufen
Sowohl Geschäftsführung, Teamleitung und Controlling als auch die Projektleiter können mit dem Programm übersichtliche Auswertungen über einzelne Projekte, Projektgruppen und über das gesamte Büro abhängig von ihren Zugriffsrechten fahren. Soll-/Ist-Vergleiche, Zeitnachweise, Fremdkostenerfassung, Urlaubs- und Überstundenübersichten sind nur einige Beispiele der Auswertungen. Auch erstellt die kaufmännische Abteilung mit jeder Rechnung noch einmal eine detaillierte Projektauswertung pro Leistungsphase unter Betrachtung eventueller zusätzlicher Leistungen. „Wir können tagesgenau den aktuellen Stand aller Projekte abrufen. Das gibt uns die benötigte unternehmerische Sicherheit“, bringt Judith Rentschler auf den Punkt, was ein wirtschaftlich geführtes Planungsbüro braucht: ein Controlling, das die Entscheidungssicherheit stützt und die Verantwortlichen schnell erkennen lässt, ob ein Projekt sich rechnet oder ob gegengesteuert werden muss.
PROJEKTINFOS:
Autor: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: RENTSCHLER UND RIEDESSER Ingenieur
gesellschaft mbH
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