Um das Ingenieurbüro LK&P. Ingenieure betriebswirtschaftlich zu führen, setzen die Inhaber seit der Gründung 1970 auf konsequentes Projektcontrolling. Mit einem selbst entwickelten Programm erfassten die Tiefbauingenieure aus Mutlangen bislang die Zeiten der Mitarbeiter und kalkulierten jedes Projekt akribisch nach. So hatten die Inhaber von Anfang an jederzeit aktuelles Zahlenmaterial über jedes einzelne Projekt vorliegen und konnten ihr Planungsbüros optimal betriebswirtschaftlich steuern. LK&P. Ingenieure deckt mit einem Team von Bauingenieuren und Stadtplanern alle Bereiche der Infrastruktur ab, wie zum Beispiel Erschließungen, Bauleitplanung und Städtebau, Abwasserbeseitigung und Klärtechnik, Wasserversorgung und Umweltbau, Straßen- und Brückenbau sowie Vermessung. Dabei machen Straßenbau, Klärtechnik und Rückhaltung, Speicherung und Behandlung von Regenwasser den Hauptanteil aus. Das Planungsbüro mit heute 25 Mitarbeitern betreut seit über 40 Jahren ca. 20 Stammkunden. Diese Stammkunden rekrutieren sich aus Kommunen mit 2.000 bis 5.000 Einwohnern aus dem Umkreis von ca. 60 km.Mit der Zeit war der Aufwand allerdings zu hoch geworden, das selbst entwickelte Programm den sich ständig ändernden IT-Anforderungen anzupassen. Daher stiegen die Tiefbauingenieure 2007 nach einer intensiven Marktrecherche auf die Softwarelösungen S-Control und S-HOAI der Wuppertaler Kobold Management Systeme um.
Alle Prozesse sind intuitiv zu bearbeiten
Das Programm zur Projekt- und Kostenkontrolle S-Control integriert die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling. Der Anwender kann damit alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation intuitiv bearbeiten. Mit S-HOAI, dem System zur Honorarermittlung und Rechnungsverwaltung, ermittelt er rechtssicher Honorare und erstellt auf Knopfdruck Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen. Zuschläge bezogen auf einzelne Leistungsphasen sind ebenso möglich wie auf „Besondere Leistungen“ und „Nebenkosten“. Beide Programme greifen auf die gemeinsame Datenbank zu, so dass Basisdaten der Kunden nur einmal einzugeben sind.
Schneller Überblick ohne viele Eingaben
Thomas Fischer, einer der beiden geschäftsführenden Gesellschafter bei LK&P. Ingenieure erläutert die Anforderungen: „Ganz wichtig war für uns die einfache Handhabung des Systems. Auch wollten wir schnell einen Überblick über den Honorarstand, die Außenstände sowie über den Auftragsbestand haben, und das, ohne viele Eingaben tätigen zu müssen.“ All das liefert S-Control den Ingenieuren. Vorteilhaft ist auch, dass die Struktur der Software der der Eigenentwicklung ähnelt. So verlief die Einführungsphase problemlos, da keiner der Mitarbeiter sich auf eine andere Arbeitsweise umstellen musste. Denn auch schon vorher haben die Mitarbeiter jede Stunde auf die entsprechenden Leistungsphasen der Projekte eingegeben. Allerdings benötigen sie bei S-Control weniger Zeit. Durch die Möglichkeit, die Eingaben in S-Control vorzubelegen, können die Mitarbeiter per Mausklick eine Auswahl treffen und müssen nicht wie vorher Text eingeben. Alle Leistungen, die nicht mit dem Honorar abgedeckt sind, werden von LK&P. Ingenieure akribisch als Sonderleistung, Besondere Leistungen oder Nebenkosten entsprechend des Vertrages im System erfasst. Nichtproduktive Stunden geben die Ingenieure als Allgemeinstunden ein. Da die Planer nicht eine Zeitlang mit zwei Systemen arbeiten wollten, gab man die Daten aller 150 laufenden Projekte in S-Control ein. Diesen Aufwand hatte man etwas unterschätzt. „Unsere Projekte laufen teilweise bis zu vier Jahren. Dennoch wollten wir auch diese optimal nachkalkulieren und somit alle erbrachten Leistungen erfassen. Daher war dieser Aufwand notwendig“, meint Thomas Fischer. Heute geben die Projektleiter in regelmäßigen Abständen den prozentualen Leistungsstand der einzelnen Projektstände ins System ein. Auf Basis der Fertigstellungsmeldungen erstellt die Buchhaltung zeitnah die Abschlags- respektive Endrechnungen mit S-HOAI.
Vielfältige Auswertungen halten das Büro auf Kurs
Neben der Erstellung unterschiedlichster Auswertungen – Kostenvergleiche für einzelne Projekte, Projektgruppen und das gesamte Unternehmen; Soll-/Ist-Vergleiche; Stundenplanung und detaillierte Zeitnachweise; Honorarvorschau; Auftragsbestand – wertet LP&K. Ingenieure sowohl monatlich als auch jährlich die Stundeneingaben der Mitarbeiter aus und vergleicht produktive mit unproduktiven Zeiten. Sollte der Stundenanteil Büro überhand nehmen, werden die einzelnen Situationen genauestens analysiert und entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen. Ebenso verfolgen die beiden Geschäftsführer Fischer und Kalmus den aktuellen Auftragsbestand: „Wir benötigen jederzeit einen gewissen Minimum-Auftragsbestand. Sollten die Zahlen darunter sinken, verstärken wir unsere Akquise.“ Dann gehen die Ingenieure vermehrt auf die Kommunen, Straßenbauverwaltungen und Verbände im Wasser- und Abwasserbereich zu, die noch nicht zum aktuellen Klientel zählen. Somit hat S-Control durchaus eine strategische Bedeutung für das Mutlangener Planungsbüro, da diese Kennzahlen rechtzeitig ersichtlich sind.
Aktuelles Zahlenmaterial
Den Vorteil von S-Control sieht Thomas Fischer eindeutig in der Aktualität des Zahlenmaterials. „Ich habe ständig den aktuellen Kostenstand jedes Projektes im Blick und weiß, wann welche Abschlagszahlungen gestellt worden sind.“ Alarmauswertungen geben dem Geschäftsführer einen Überblick über größere Außenstände und das bezogen auf jedes einzelne Projekt. So kann bei den ca. 200 gleichzeitig laufenden Projekten nichts aus dem Ruder laufen. Außerdem liefert S-Control Thomas Fischer auf Knopfdruck den Ertragsstand jedes einzelnen Projektes. Die Effizienz der einzelnen Projektleiter ist dem Geschäftsführer ersichtlich, indem er deren Projekte detailliert auswertet und so im Bedarfsfall den Kollegen unterstützend unter die Arme greifen kann. Natürlich sieht die Geschäftsleitung anhand des in S-Control ausgewerteten Zahlenmaterials nicht nur die Produktivität der einzelnen Projekte, sondern des gesamten Büros. Monatlich wird dazu der aktuelle Gemeinkostenfaktor ins System eingelesen, so dass aktuelle Auswertungen über den wirtschaftlichen Stand des Büros möglich sind.