Mit betriebswirtschaftlichem Denken und Handeln führt Architekt Matthias Bankwitz das 1994 vom Vater übernommene Büro und hat damit positive Erfahrungen gemacht. Transparenz lautet das Schlüsselwort. So sind Unternehmensziele, Umsatz, Kosten und Ertrag jedem der elf Mitarbeiter genauso bekannt wie der aktuelle Auftragsbestand, der durchschnittliche interne Stundensatz und der Gemeinkostenfaktor. Jeder im Planungsbüro ist sein eigener Unternehmer mit eigenen, mit der Büro-leitung vereinbarten Zielen. Über Investitionen wie z.B. die Anschaffung eines neuen Firmenwagens oder eines Plotters entscheidet das Team und nicht der Inhaber. Diese Entscheidungen können immer auf Basis der allen bekannten Kosten-, Umsatz- und Ertragsstruktur getroffen werden.
Das Büro im schwäbischen Kirchheim unter Teck bedient die unterschiedlichsten Auftraggeber im süddeutschen Raum und deckt dabei alle HOAI-Phasen ab. Ziel ist die Erbringung unabhängiger, ganzheitlicher Planungs- und Beratungsleistungen in allen Bereichen baulicher Investitionen angefangen beim Neubau von öffentlichen und privaten, Gewerbe- und Industriebauten über die Sanierung von denkmalgeschützten Gebäuden bis zu Umnutzungen. Das Leistungsspektrum schließt alle zur mängelfreien, termin- und kostengerechten Erstellung einer Baumaßnahme notwendigen Leistungen ein. Aber auch die Sicherung der Arbeitsplätze und die Fortentwicklung des Planungsbüros ist durch die konsequente Umsetzung der gesetzten Unternehmensziele mit Hilfe der jeweils aktuellen technischen Hilfsmittel wie Programme für CAD und AVA, Projektsteuerung sowie Office-Software etc. ein Anliegen des Bürochefs.
Methode mit System gesucht
Fand in der Vergangenheit das Projekt- und Unternehmenscontrolling mittels Excel statt, so war man mit der umständlichen Handhabung und den zeitverschlingenden Auswertungen nicht mehr zufrieden. Jeder Mitarbeiter gab seine geleisteten Stunden in Bezug zum jeweiligen Projekt in eine Excel-Tabelle ein. Dort waren auch die verschiedenen Stundensätze sowie das mit dem Auftraggeber vereinbarte Honorar hinterlegt. Die Auswertungen dieser Tabellen waren jedoch eine mühsame und zeitaufwändige Angelegenheit. Zwar erhielt der Firmenchef jedes Mal – nach Durchführung unterschiedlicher Rechenoperationen – das gewünschte Zahlenmaterial über den aktuellen Projektstand, doch dauerte diese Prozedur einfach zu lange.
Gefragt war daher eine Methode mit System, bei der auf Knopfdruck das entsprechende Ergebnis zur Verfügung steht. Planer Bankwitz erklärt: „Wir hatten konkrete Vorstellungen davon, was wir wie bearbeiten wollten. Zum Beispiel sollte es möglich sein, sowohl pauschal als auch nach HOAI abzurechnen. Und wir wussten, wie detailliert wir unsere geleisteten Stunden eingeben wollten.“ Der Architekt möchte immer wissen, wo das Büro steht und welche Kalkulationsansätze er benötigt. „Wir wollen nicht nur schwarze Zahlen schreiben, sondern Gewinn erwirtschaften.“
Im Büro BANKWITZ ARCHITEKTEN erstellte man einen Anforderungskatalog und untersuchte daraufhin verschiedene Anbieter. Entschieden hat sich das Architekturbüro relativ schnell für das Wuppertaler Softwarehaus Kobold Management Systeme GmbH und sein Controllingwerkzeug S-Control sowie die Honorarermittlungssoftware S-HOAI. Die Systeme erfüllen nicht nur die gestellten Anforderungen, sondern sind auch leicht zu handhaben.
In S-Control sind die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling integriert. Der Anwender kann alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation intuitiv bearbeiten und ordnet alle Kosten Projekten und Tätigkeiten zu. Da die Projekte in Gemeinkostenprojekte und Kostenträgerprojekte unterschieden werden, ist es möglich, mit dem System den Gemeinkostenfaktor zu berechnen. Dadurch kann der Anwender eine genaue Gesamtkostenabschätzung für weitere Projekt- und Finanzplanungen durchführen. Darüber hinaus können die Kosten projekt- und tätigkeitsbezogen den vereinbarten Honoraren gegenübergestellt werden. Zusammen mit der Kenntnis des Gemeinkostenfaktors ermöglicht dies eine ständige Erfolgskontrolle der Projekte und somit auch des Büros.
Mit S-HOAI hingegen verwaltet der Anwender alle Honoraransätze einschließlich der Sicherheitseinbehalte. Während des Projektes stellt er seine Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen. Das sichert, dass die Honorare im Rahmen der Möglichkeiten voll ausgeschöpft und Be- und Abrechnungen rechtssicher sind.
Detaillierte Zeiterfassung rechnet sich
Seit Mitte 2005 arbeitet das Büro mit 12 Lizenzen der Wuppertaler. Seit diesem Zeitpunkt erfassen alle Team-Mitglieder ihre Stunden in S-Control. Da Personalkosten ca. 70 % der Gesamtkosten des Planungsbüros ausmachen, stellen diese eine entscheidende Controlling Kennzahl dar. Eine tägliche und detaillierte Zeiterfassung aller Mitarbeiter und deren Verteilung auf die Projekte ist somit ein nicht zu unterschätzender Einsatz, der sich „rechnet“.
System unterstützt bei der Nachkalkulation
„Um eine Nachkalkulation durchführen zu können, haben wir erst einmal alle laufenden Projekte in S-Control erfasst. Teilweise auch schon abgeschlossene Projekte, um noch einmal aktuelle Kostenschätzungen für neue Projekte nachzurechnen“, meint Architekt Bankwitz.
Die Mitarbeiter haben alle positiv auf die neue Arbeitsweise reagiert. Die Daten sind jetzt einfacher einzugeben, da viele Vorgaben im System enthalten sind. Auch ist es möglich, detaillierte Informationen ohne größeren Aufwand zu speichern. Monatlich fährt Matthias Bankwitz eine Nachkalkulation und überprüft, ob die erbrachten Leistungen mit den dafür zu erzielenden Honoraren übereinstimmen. Sollten zu viele Stunden verbraucht werden, kann er frühzeitig Ursachenforschung betreiben und entsprechend gegensteuern.
Vorteile und Nutzen für das Büro
Nach den Vorteilen befragt, meint der Architekt: „Wir suchten ja nach einem besseren Werkzeug als Excel. Und dieses ist für uns S-HOAI und S-Control. Beide Programme sind nicht überfrachtet, sondern decken unsere Anforderungen ab. Auch stimmt das Preis-Leistungsverhältnis.“ Heute sind übersichtliche, betriebswirtschaftliche Auswertungen auf Knopfdruck schnell über einzelne Leistungsphasen, einzelne Projekte, Projektgruppen und das gesamte Büro sowie den Auftragsbestand erstellt. Eine dokumentierte Transparenz ist jederzeit gewährleistet. Auch Soll-Ist-Vergleiche und Zeitnachweise sind jederzeit zu erzeugen. Nach den Dienstleistungen des Softwarehauses befragt, lobt der Architekt die Wuppertaler: „Die Unterstützung ist hervorragend. Wir erreichen immer jemanden, wenn wir eine Frage haben und erhalten sofort eine kompetente Antwort.“
PROJEKTINFOS:
Autor: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: Bankwitz Architekten, Freie Architekten und Ingenieure GmbH
www.bankwitz.de