Unternehmensberatung für Architektur- und Ingenieurbüros

Projektmanagement bedeutet die Planung, Überwachung und Steuerung aller Aspekte eines Projektes. Die wesentliche Aufgabe besteht darin, die Projektziele in Bezug auf Termine, Kosten und Qualitäten zu erreichen und natürlich die geplante Rendite für das Büro zu erwirtschaften. Viele Büros verlassen sich dabei in der Praxis zu sehr auf die individuellen Fähigkeiten ihrer Projektleiter. Diese bekommen das Projekt oftmals auch „irgendwie hin“ – jedoch ohne vom Büro definierte Standards zu den Abläufen und Dokumentenvorlagen. Im Ergebnis beobachten wir dann sehr oft, dass nur der Projektleiter (wenn überhaupt) die Ablage beherrscht, Projektdokumente aber dann auch nur von ihm gefunden werden

• Freigaben des Bauherren nicht dokumentiert sind
• Die Kostenverfolgung nicht transparent ist
• Vorgaben der HOAI mangels Kenntnis nicht beachtet werden
• Zusätzliche Leistungen gratis erbracht werden
• u.v.m.

Wie lautet die Alternative? Diese besteht im Aufbau eines büroübergreifenden, professionellen Projektmanagement-Systems. Hierin werden die Planungsprozesse und einzuhaltenden Schritte klar benannt. Alle benötigten Vorlagen (z.B. zum Schriftverkehr mit dem Bauherrn oder ausführenden Firmen) werden zentral zur Verfügung gestellt und dann auch laufend zentral verbessert. Auf diese Weise wird das Büro zur „lernenden Organisation“ und unnötige „Zeitfresser“ werden auf ein Minimum reduziert. Das Projektteam kann sich so voll auf die kreative Lösung der Aufgabenstellung konzentrieren, ohne immer wieder über den Planungsablauf oder die Erstellung von Dokumenten nachdenken zu müssen. Damit wird der effektivste und schnellstmögliche Projektablauf gewährleistet, der bei knappem Honorar eine der beiden Stellschrauben für den wirtschaftlichen Erfolg des Büros ist. Die zweite finanzielle Stellschraube besteht in der Verwirklichung eines professionellen Nachtragsmanagements. Über das Projektmanagement-System werden die möglichen, nachtragsfähigen Leistungen benannt und das Vorgehen bei Auftreten z.B. „besonderer Leistungen“ festgelegt. So wird gewährleistet, dass Sie das Ihnen zustehende Honorar auch generieren und sich ein Projekt ggf. auch bei einer knappen Kalkulation noch rentiert. Ein Projektmanagement-System kann in weiteren Schritten zu einem kompletten Qualitätsmanagement-System „ausgebaut“ werden.

Ein Qualitätsmanagement-System (QM-System) ist das Instrument der Büroleitung zur Planung und Steuerung der kompletten betrieblichen Abläufe. Über das QM-System

• lenkt die Geschäftsführung / Büroleitung insbesondere die Prozesse im Rahmen des Projektmanagements (siehe „Projektmanagement“),
• delegiert die Verantwortung an die Mitarbeitenden,
• steuert die Risiken des Büros
• und kommt ihren gesetzlichen Organisationspflichten (z.B. nach BGB) nach.

Die Qualität des Management-Systems ist somit ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Büros. Dabei gilt: Mit steigender Größe eines Planungsbüros steigt auch dessen Komplexität und damit der Bedarf nach einem Management-System, da die Anzahl der Schnittstellen rapide zunimmt und damit auch der Abstimmungs- und Regelbedarf.

Ein QM-System kann aus verschiedenen Motiven heraus eingeführt werden. Manchmal geht der erste Impuls von einem Auftraggeber aus, der auch eine Zertifizierung verlangt. Viele Büros erkennen aber aus eigener Erfahrung, dass ein systematisch aufgebautes, abgestimmtes und nachvollziehbar dokumentiertes Management-System die beste Basis für eine professionelle und kostenminimierte Arbeitsumgebung ist.

Ein QM-System stellt in einem Planungsbüro ein Projektmanagement-System (siehe „Projektmanagement“) dar, das um weitere Inhalte (wie z.B. Leitungsprozesse zu den Themen Personalführung oder Controlling) erweitert ist, sodass alle wesentlichen Abläufe im Büro geregelt sind.

Es sorgt somit dafür, dass z.B.

• die Projektdokumente einheitlich und für alle nachvollziehbar abgelegt werden
• Freigaben des Bauherren gerichtsfest dokumentiert sind
• zusätzliche Leistungen auch honoriert werden
• eine konzeptionelle Personalführung stattfindet
• das Büro strategisch geführt wird
• u.v.m.

Als Basis für eine Zertifizierung ist die Norm DIN EN ISO 9001 zu empfehlen. Sie ist weltweit der wohl am meisten verbreitete Standard für die Einführung und Zertifizierung von QM-Systemen. Dabei ist sie seit längerem schon so konzipiert, dass auch Dienstleister wie Planungsbüros – in jeglicher Größe – angesprochen werden.

Sie haben ein Qualitätsmanagement-System implementiert und benötigen Unterstützung bei der Planung und Durchführung des internen Audits? Sie möchten, dass ihre Mitarbeitenden sich voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und das interne Audit Profis überlassen? Kein Problem.

Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung in der Implementierung und Auditierung von QM-Systemen speziell in Planungsbüros sind wir ihr idealer Partner. Wir  wissen, was ein QM-System für ein Planungsbüro zu leisten vermag und decken verborgene Verbesserungspotenziale auf. Schließlich ist das Audit eine wesentliche Komponente im KVP-Prozess (kontinuierliche Verbesserung).

Im Zuge einer Nachfolgeregelung treffen naturgemäß vollkommen unterschiedliche Interessen aufeinander. Der Übergebende möchte seinen Lebensabend finanziert wissen und erwartet eine (finanzielle) Wertschätzung seiner Lebensleistung. Der übernehmende Part möchte sich finanziell nicht überfordern und in der Regel auch die Chance haben, ein höheres Einkommen zu erwirtschaften als in der Angestelltenposition. Hier gilt es, ein faires Übereinkommen zu finden.

Dabei unterstützen wir durch Moderation / Mediation und fachliche Beratung. Auf der Basis einer vollkommen neutralen Wertermittlung des Büros schaffen wir die Voraussetzung für ein sachliches Miteinander. Mit Hilfe einer moderierten Gesprächsführung, bei Bedarf auch einer Mediation, können wir dazu beitragen, ggf. unüberbrückbar scheinende Vorstellungen zusammenzuführen. Ziel ist es, einen fairen Kompromiss zu finden, so dass beide Seiten am Ende gleichermaßen zufrieden sind.

Übrigens: Eine Nachfolge sollte bereits ab dem fünften Jahr vor der angestrebten Übergabe konzeptionell geplant werden. Dann besteht auch immer noch die Zeit, den Übergabewert zu erhöhen. Fragen sie uns – wir zeigen gerne, welche Faktoren ein Büro „wertvoller“ machen und den Übergabepreis erhöhen.

Ob Projekt- oder Büroleiter oder Inhaber eines Planungsbüros: Sie stehen permanent im Mittelpunkt und unter Beobachtung und Ihre Leistungen sind entscheidend für den Erfolg. Dabei bleit oftmals wenig Zeit, um einmal innezuhalten und zu reflektieren, warum gewisse Dinge Ihnen vielleicht schwerfallen, z.B. der Umgang mit bestimmten Mitarbeitern und / oder Bauherren. Außerdem erscheint das Fach „Führung“ auf kaum einem Lehrplan. Aus diesem Grunde bieten wir die Leistung „Coaching“ an. Auf Wunsch beobachten wir Sie am Arbeitsplatz in  bestimmten Arbeitssituationen und analysieren mit Ihnen das Geschehene. Mit Hilfe des Persolog-Persönlichkeitsmodells analysieren wir gemeinsam mit Ihnen Ihren persönlichen bevorzugten Verhaltensstil und helfen Ihnen nachhaltig, sich besser auf andere Persönlichkeiten und bestimmte Situationen einzustellen.

Haben Sie als Inhaber oder Führungsteam eine (gemeinsame) Vision zur Zukunft Ihres Büros? Wissen Sie, wie Sie von Auftraggebern und Mitarbeitern wahrgenommen werden wollen? Haben Sie eine Strategie?

Wenn nicht, helfen wir Ihnen gerne, all das zu entwickeln. Von der gemeinsamen Vision zur Strategie, die sich schließlich in messbaren Kennzahlen ausdrückt und regelmäßig verfolgt wird, bringen wir Sie auf den Weg zu einer strategischen, bewussten und gemeinsamen getragenen Bürophilosophie.