Projektmanagement und Controlling im Planungsbüro: Worauf es 2023 für Planer besonders ankommt

Marktentwicklung + Perspektiven für Planungsbüros in 2023

Für gewisse Fachbereiche, z.B. Planungsbüros, die für die Gastronomie oder den Messe-
oder Ladenbau tätig sind, brachte die Corona-Pandemie einen schlagartigen Einbruch der Auftragslage mit sich. Planungsbüros anderer Fachbereiche sind hingegen deutlich besser durch die Krise gekommen.

Für die Baukonjunktur insgesamt lässt sich für 2022 in Summe ein Umsatzrückgang von ca. 5.5 % konstatieren, so der Zentralverband Deutsches Baugewerbes in seiner Analyse im Dezember 2022.

Ergebnis:

• 57 % der Büros gaben an, derzeit bis zu 50 laufende Projekte gleichzeitig zu bearbeiten.
• 20 % der Büros gaben an, zwischen 50 bis 100 laufende Projekte gleichzeitig zu betreuen.
• Ca. 23 % der Büros bearbeiten aktuell sogar mehr als 100 laufende Projekte gleichzeitig.

Digitalisierung im Projektmanagement

Der Arbeitsalltag hat sich nach fast zwei Jahren verstärkter Digitalisierung auch in den Planungsbüros verändert. Das Home-Office ist auch hier seither ein fester Bestandteil des Arbeitslebens geworden.

Wir haben gefragt, wie viele Tage ein Mitarbeiter pro Woche im Home- Office verbringt:

Ergebnis:

• In nur ca. 1,5 % der befragten Büros verbringen Mitarbeiter im Schnitt etwa 3 Tage pro Woche im Home-Office.
• In ca. 26 % der befragten Büros verbringen Mitarbeiter im Schnitt etwa2 Tage pro Woche im Home-Office.
• In ca. 46 % der befragten Büros verbringen Mitarbeiter im Durchschnitt zumindest 1 Tage pro Woche im Home-Office
• In ca. 29 % der befragten Büros spielt da Home-Office mittlerweile gar keine Rolle mehr

Praxistipp für Ihr Projektmanagement | Zeiterfassung

Die Zahlen zeigen, dass Mitarbeiter heute flexibel zwischen Büro, Home- Office und Kundenterminen oder Baustelle wechseln. Ebenso flexibel sollte Ihre Zeiterfassung sein. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Software auf eine ortsunabhängige Zeiterfassung: Wahlweise über ein Terminal im Büro oder per Web-Interface auf dem Laptop oder Tablet Ihrer Mitarbeiter.

Viele Arbeits- und Projektbesprechungen finden mittlerweile digital bzw. online statt.

Wir haben daher gefragt, an wie vielen Online-Meetings ein Mitarbeiter im
Planungsbüro pro Woche im Durchschnitt teilnimmt

Praxistipp für Ihr Projektmanagement | Online-Meetings

Online-Meetings nehmen viel Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch. Deshalb sollten Sie gut vorbereitet und strukturiert sein. Achten Sie darauf, dass Meetings zeitlich begrenzt sind und alle Teilnehmer vorab eine Agenda erhalten.

Legen Sie einen Meeting-Leiter fest, der die Zeit im Auge behält. Und bestimmen Sie einen Protokollanten, der die Ergebnisse festhält.
Überprüfen Sie, dass wirklich nur die Mitarbeiter am Meeting teilnehmen, die etwas beizutragen haben.

Eine exakte Zeiterfassung ist auch essenziell für eine korrekte Abrechnung Ihrer Projekte. Je intuitiver eine Zeiterfassung für Ihr Team zu bedienen ist, desto eher erfassen die Mitarbeiter ihre Zeiten tagesaktuell. Richtwert für die Erfassung sollte maximal 1 bis 5 Minuten pro Tag sein.

Wir haben die teilnehmenden Büros befragt, mit welchem zeitlichen Aufwand
eine digitale Zeiterfassung (mit KOBOLD) abgebildet und abgesichert werden
kann:

Ergebnis:

• 78 % der befragten Büros gaben an, dass die Zeiterfassung (mit KOBOLD) in max. 10 Minuten/pro Tag zu erledigen sei.
• Davon benötigen 39 % sogar nur max. 5 Minuten/pro Tag, um ihre Zeiten zu erfassen.
• Immerhin 19 % der Teilnehmer benötigen bis zu 15 Minuten/pro Tag und 3 % sogar mehr als 15 Minuten/pro Tag.

Des Weiteren haben wir die teilnehmenden Büros befragt, wie sie heute zur Etablierung von Cloud-Anwendungen innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur stehen.

Ergebnis:

• Ca. 60 % der befragten Planungsbüros stehen Cloud-Lösungen grundsätzlich positiv gegenüber oder beschäftigten sich bereits mit diesem Thema.
• Ca. 33 % der befragten Büros hingegen gaben an, da wo es möglich ist, weitestgehend auf Cloud-Lösungen verzichten zu wollen, bzw. sich in der eigenen IT Infrastruktur bewegen zu wollen.
• Weitere 7 % planen auch künftig grundsätzlich keine Cloud-Lösung verwenden zu wollen.

Praxistipp für Ihr Projektmanagement | Cloud

Achten Sie bei einer Cloud-Lösung für Ihr Projektmanagement darauf, dass Ihre Daten sicher sind. Die KOBOLD CLOUD hostet Ihre Datenbank sicher und DSGVO-Konform in einem deutschen Hochleistungsrechenzentrum. Durch inkludierten Service und Wartung reduzieren Sie Ihre Betriebskosten. Und Ihre Software ist jederzeit auf dem neuesten Stand und einsatzbereit.

• Nach zwei Jahren Corona-Pandemie suchen in knapp Drittel aller Planungsbüros die Mitarbeiter wieder regelmäßig an fünf Tagen in der Woche die Arbeitsstätte auf.
• In etwa drei Viertel der befragten Büros nehmen Mitarbeiter dabei an etwa ein bis fünf Online-Meetings pro Woche für Projektbesprechungen
• Für die laufende Projektkostenerfassung (Zeiterfassung mit KOBOLD) ist in den befragten Planungsbüros mehrheitlich ein Aufwand von ca. fünf Minuten pro Tag je Mitarbeiter erforderlich online-Meetings pro Woche für Projektbesprechungen teil.
• Eine große Mehrheit der befragten Büros sieht durch die Beschleunigung der Digitalisierung der vergangenen zwei Jahren eine grundsätzliche Verbesserung der Effizienz Ihrer Unternehmen.
• Bei der Haltung zu Cloud-Systemen sind die befragten Büros gespalten: 60 % stehen Cloud-Systemen positiv gegenüber und 40 % haben Cloud- Systemen gegenüber eher eine negative Haltung

Controlling Kennzahlen für Planungsbüros

Wir haben die teilnehmenden Büros nach Standardkennzahlen des Projektcontrollings befragt, mit der Projektmanagement-Software KOBOLD CONTROL ermittelt wurden.

Ergebnis:

• In der Klasse 1-20 Mitarbeiter liegt der Umsatz pro Kopf bei den befragten Büros zwischen ca. 77.000 € und 87.000 €.
• In der Klasse 21-40 Mitarbeiter liegt der Umsatz je Mitarbeiter bei ca.130.000 €.
• In der Klasse 41-60 Mitarbeiter liegt der Umsatz pro Kopf bei den befragten Büros bei ca. 94.000 €. Und in der Klasse >60 Mitarbeiter bei 82.000 €.

Ab einer kritischen Bürogröße von etwas mehr als 20 Mitarbeitern steigt das
Umsatzvolumen im Verhältnis zu dem Beschäftigen im Büro offenkundig deutlich an. Dieser Effekt lässt allerdings mit weiterer Zunahme der Größe des Unternehmens, ab einer Anzahl von ca. 40-50 Mitarbeitern, wieder nach.

Ergebnis:

• In der Klasse 11-20 Mitarbeiter liegt der Gemeinkostenfaktor bei den befragten Büros im Durchschnitt bei ca. [1,69]
• In der Klasse 21-40 Mitarbeiter liegt der Gemeinkostenfaktor bei den befragten Büros im Durchschnitt bei ca. [1,94]
• In der Klasse 41-60 Mitarbeiter liegt der Gemeinkostenfaktor bei den befragten Büros im Durchschnitt bei ca. [1,88].
• Ab einer Größenordnung von mehr als 60 Mitarbeitenden liegt der Gemeinkostenfaktor bei den befragten Büros im Durchschnitt deutlich höher bei ca. [2,46]

Anmerkung: Für die Klasse 1-10 Mitarbeiter konnten leider keine validen Daten ermittelt werden.

Während der Gemeinkostenfaktor bei kleineren Büros mit bis zu 20 Mitarbeiter im Durchschnitt deutlich unter [2,0] liegt, so steigt der Faktor mit Erreichen einer Größenordnung ab ca. 20-30 Mitarbeitern auf ca. [2,0] an. Dieses steht in der Regel mit mehr administrativen Mitarbeitern (Einstellung von Projektleitern: oder mehr Assistenz) in Verbindung.

Der mittlere Bürostundensatz ist ein Schwellenwert. Er gibt den Stundensatz an, den Sie im Durchschnitt über alle Projekte erzielen müssen, um verlustfrei zu arbeiten. Kalkulieren Sie einen niedrigeren Stundensatz, gelangen Sie in die Verlustzone. Jeden Beitrag, der über dem Schwellenwert liegt, können Sie als Gewinn verbuchen.

Ergebnis:

• In der Klasse 1-10 Mitarbeiter liegt der mittlere Bürostundensatz bei den
  befragten Büros im Durchschnitt bei ca. [62,88 €/Stunde]
• In der Klasse 11-20 Mitarbeiter liegt der mittlere Bürostundensatz bei den befragten Büros im Durchschnitt bei ca. [69,83 €/Stunde]
• In der Klasse 21-40 Mitarbeiter liegt der mittlere Bürostundensatz bei den befragten Büros im Durchschnitt bei ca. [66,67 €/Stunde].
• Ab einer Größenordnung von 40 und mehr Mitarbeitern liegt der mittlere Bürostundensatz bei den befragten Büros im Durchschnitt bei [79,00 €/Stunde]

Erwartungsgemäß steigt mit zunehmender Größe eines Planungsbüros auch der durchschnittliche Bürostundensatz an. Das ist durch den ebenfalls mit zunehmender Unternehmensgröße ansteigenden Gemeinkostenfaktor und die mit zunehmender Unternehmensgröße ansteigenden Gehälter der Mitarbeitern zu erklären.

Ergebnis:

• In der Klasse 1-20 Mitarbeiter liegt die erreichte Umsatzrendite bei den befragten Büros im Durchschnitt bei ca. [15 % bis 16 %].
• In der Klasse 21-40 Mitarbeiter liegt die erreichte Umsatzrendite bei den befragten Büros im Durchschnitt bei ca. [12 %].
• Ab einer Größenordnung von 40 und mehr Mitarbeitern liegt die erreichte Umsatzrendite bei den befragten Büros im Durchschnitt bei ca. [14 % bis 15 %]

• Ab einer kritischen Bürogröße von etwas mehr als 20 Mitarbeitern steigt das Umsatzvolumen im Verhältnis zu den Beschäftigten deutlich an.
• Büros mit einer Größe von bis zu 40 Mitarbeitern haben einen Gemeinkostenfaktor von <2,0 bis 2,0. Büros mit mehr als 40 Mitarbeitern liegen beim Gemeinkostenfaktor in der Regel > 2,0.
• Mit zunehmender Größe eines Planungsbüros steigt auch der durchschnittliche Bürostundensatz
• Im Verhältnis zu den Jahren 2016 bis 2019 ist die durchschnittliche Rendite bei den befragten Planungsbüros in 2022 um knapp 5 Prozentpunkte gesunken