Projektmanagement-Software im Ingenieurbüro: So finden Sie das beste Tool

Autor | Christian Breukmann - Veröffentlicht Okt. 2022
Allgemein | Lesedauer: 10 min.

Ingenieurbüros leisten heute eine enorme Planungs- und Organisationsarbeit. Kunden und Dienstleister erwarten Reportings und Budgetübersichten passgenau zum aktuellen Projektstand. Und der eigene wirtschaftliche Erfolg hängt maßgeblich von einem effizienten Projektcontrolling ab.

Wir erklären Ihnen:

  • wie Sie mit einer spezialisierte Projektmanagement-Software für Ingenieurbüros wertvolle Zeit sparen
  • welche drei Fragen Sie sich vor der Auswahl der passenden Software stellen sollten
  • wie Sie die perfekte Projektmanagement-Software für Ihr Ingenieurbüro finden

Warum eine spezialisierte Software im Ingenieurbüro Zeit und Kosten spart

Muss es wirklich ein Invest in eine spezialisierte Projektmanagement-Software sein? Oder reicht die Tabellenkalkulation mit MS Excel aus? Kunden, Partner und Dienstleister stellen mittlerweile eine Vielzahl Anforderungen an Ingenieurbüros. Hier kommt eine Tabellenkalkulation schnell an ihre Grenzen. Deshalb sollte ein professionelles Software-Tool für Projektmanagement und -controlling mittlerweile Standard für jedes Ingenieurbüro sein.

Vorteile einer professionelle Projektmanagement-Software für Ingenieure:

  • Sie haben alle Ihre Projekte und Ressourcen an einem zentralen Ort im Blick.
  • Sie können in Echtzeit den aktuellen Projektstand einsehen und die wichtigsten Controlling-Kennzahlen abrufen.
  • Eine spezialisierte Software ermöglicht Ihnen auch komplexe Rechnungsstellungen mit einer HOAI-konformen Honorarermittlung
  • Neben Ihren Projekte haben Sie auch Ihr Personalmanagement im Blick, etwa
    • in puncto Zeiterfassung und Urlaubsplanung
    • So können Sie stressfrei mehrere Projekte gleichzeitig effizient planen, überwachen und umsetzen.

Überlegen Sie bei der Auswahl der Software genau, was diese leisten soll. Denn nur eine passgenaue Software-Lösung spart zeitnah Kosten und Zeit. Und damit erhalten Sie einen echten Wettbewerbsvorteil.

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So finden Sie die beste Projektmanagement-Software für Ingenieure

Viele Ingenieure befürchten, dass eine Projektmanagement-Software mehr Zeit kostet, als sie einspart. Diese Sorgen sind unbegründet, wenn Sie sich vor der Anschaffung genau überlegen, was die Software leisten soll. Die Erfahrung zeigt, dass sich eine passgenaue Lösung schnell im Ingenieurbüro etabliert und bezahlt macht.

Wenn Sie verschiedene Software-Lösungen vergleichen, beantworten Sie sich die Fragen:

  1. Deckt die Software alle benötigten Funktionen ab?
  2. Funktioniert das Tool intuitiv und gibt es ein gutes Onboarding für Ihr Team?
  3. Wie flexibel können Sie die Software an Ihre (zukünftigen) Bedürfnisse anpassen?

Deckt die Software alle benötigten Funktionen ab?

Der erste Schritt ist aus unserer Sicht der wichtigste. Überlegen Sie genau, welche Funktionen Sie mit einer Projektmanagement-Software abdecken möchten? Was benötigen Sie und Ihr Team im laufenden Alltag:

  • Welche Zeiten soll das Toll erfassen:
    z.B. Projektzeiterfassung, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung, Reisezeiten
  • Welche Controlling-Kennzahlen sind wichtig:
    z.B. Abgleich von Planstunden zu Iststunden, Projektkosten zu Projektbudget, Projektstand zu Abrechnungststand, Teamauslastung, Liquiditätsforecast, Mitarbeiterstundensätze und Gemeinkostenfaktor
  • Was sind die Ziele, die Sie mit der Projektmanagement-Software verfolgen:
    z.B. Ablösung alter Systeme, Liquiditätsplanung, HOAI-konforme Honorarermittlung und Rechnungsstellung, CRM-System

Auf den ersten Blick bietet jede Software unendlich viele Möglichkeiten und Funktionen. In der Praxis etablieren sich die Tools am schnellsten, die maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse funktionieren.

Funktioniert das Projektmanagement intuitiv?

Sie müssen bei der Einführung einer neuen Projektmanagement-Software immer etwas Mehraufwand einplanen. Geben Sie sich und dem Dienstleister Zeit:

  • Daten korrekt in das neue System zu überführen
  • das Team individuell einzuarbeiten
  • die Software passgenau zu individualisieren

Eine gute Projektmanagement-Software für Ingenieurbüros überzeugt durch:

  • eine intuitive Benutzerführung
  • ein fundiertes Onboarding
  • flexiblen Support und einen persönlichen Ansprechpartner

Nutzen Sie Testversionen, lassen Sie sich das Lizenzmodell erklären und prüfen Sie alle Funktionen anhand konkreter Alltagsaufgaben.

Wie flexibel ist die Projektmanagement-Software?

Sicherlich haben Sie eine Zukunftsstrategie für Ihr Ingenieurbüro? Überprüfen Sie, wie flexibel die Projektmanagement-Software ist. Bestenfalls ist die Software modular und lässt sich bei steigenden Anforderungen einfach erweitern.

Eine flexible Projektmanagement-Software für Ingenieure:

  • bietet verschiedene Module vom Einsteiger- bis zum Rundum-sorglos-Paket
  • lässt sich variabel an wachsende oder sich ändernde Bedürfnisse anpassen
  • bietet die Option, Funktionen und (Teil-)Lizenzen nach Bedarf hinzuzubuchen

Fazit: So finden Ingenieurbüros ihre maßgeschneiderte Projektmanagement-Software

Betrachten Sie die Suche nach der besten Software wie eines Ihrer Bauprojekte. Sammeln Sie alle nötigen Informationen von Ihren Mitarbeitenden, erstellen Sie einen Budgetplan und ein Konzept zur Anschaffung. Je besser Sie die Suche vorbereiten, desto schneller können Sie die verschiedenen Angebote bewerten.

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Christian Breukmann - Bereichsleiter Vertrieb, Marketing & Produktmanagement

Christian Breukmann

Bereichleiter Vertrieb, Marketing und Produktmanagement

Seit 10 Jahren bei KOBOLD

Inhaltsverzeichnis:

  • Warum eine spezialisierte Software im Ingenieurbüro Zeit und Kosten spart

  • So finden Sie die beste Projektmanagement-Software für Ingenieure

  • Fazit: So finden Ingenieurbüros ihre maßgeschneiderte Projektmanagement-Software

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