Kennzahlen für Planungsbüros: Den Projekterfolg richtig messen

Autor | Christian Breukmann - Zuletzt aktualisiert Okt. 2022
Allgemein | Lesedauer: 20 min.

Was definiert den Erfolg Ihrer Projekte? Sicherlich eine gelungene Planung, eine hervorragende Projektumsetzung und am Ende zufriedene Auftraggeber. Ebenso sollten Planungsbüros den wirtschaftlichen Projekterfolg entlang bestimmter Kennzahlen fortlaufend beobachten und analysieren. Insbesondere in Zeiten stark steigender Preise verbunden mit einer hohen Inflation. Denn eine fundierte wirtschaftliche Bewertung ist die beste Basis für viele weitere gewinnbringende Projekte.

In diesem Fachartikel erhalten Inhaber und Projektleiter praxisnahe Informationen …

  • … zu den wichtigsten strategischen und operativen Kennzahlen
  • … wie operative Messgrößen Ihren Projekt-Alltag erleichtern
  • … zur fortlaufenden Bewertung Ihres Projekterfolgs
  • … wie Sie diese Messgrößen zeitsparend erfassen und interpretieren
  • … zur All-in-One Projektsoftware KOBOLD CONTROL, mit der Sie Ihre Projekte in Echtzeit überwachen, steuern und analysieren

Projektsoftware vom Kaufmann für den Planer

Die DNA von KOBOLD ist das kaufmännische Knowhow: So unterstützen wir Planungsbüros, mit den richtigen Kennzahlen ihre Projekte optimal zu steuern. Dafür greifen wir auf über 20 Jahre Erfahrung im Marktsegment zurück.

Strategische Kennzahlen für Planungsbüros

Die bekanntesten Messgrößen für Planungsbüros finden sich unter dem Schlagwort “PeP-7” (erstellt von der Praxisinitiative für Planungsbüros). Dieser Katalog umfasst sieben Kennzahlen:

  1. Umsatzrentabilität
  2. Umsatz pro Mitarbeiter
  3. Gemeinkostenfaktor
  4. Projektstundenanteil
  5. Personalaufwandsquote
  6. Mittlerer Bürostundensatz
  7. Aufwandswerte

Im Folgenden stellen wir Ihnen kurz vor, wie Sie diese berechnen.

Umsatzrentabilität

Die Umsatzrentabilität (Umsatzrendite) gehört zu einer der wichtigsten Kennziffern im Projektcontrolling. Sie zeigt an, wie hoch Ihr Gewinnanteil gemessen am Umsatz ist. Je höher der errechnete Prozentwert ausfällt, desto produktiver war das Unternehmen im untersuchten Zeitraum.

Diese Kennzahl lässt sich leicht berechnen:
Gewinn x 100 /Umsatz

Umsatz je Mitarbeiter

Der Umsatz je Mitarbeiter:in – oder das Umsatzziel – ist eine der wesentlichen Kennzahlen im Projektcontrolling. Mit ihr berechnen Sie die Effizienz des Unternehmens und damit den Umsatz pro Kopf für den gesamten wirtschaftlichen Unternehmenserfolg.

Die Kennzahl berechnet sich über folgende Formel:
Umsatz / Anzahl Mitarbeitende

Gemeinkostenfaktor

Zu den Gemeinkosten gehören z. B. die Büromiete, Rückstellungen, Abschreibungen oder Anschaffung und Unterhalt eines Firmenwagens. Das sind die sogenannten indirekten Kosten. Diese können Sie keinem bestimmten Projekt zuordnen, wie bei Einzelkosten (z. B. das Architekten-Honorar für ein bestimmtes Bauprojekt).

Um die Gemeinkosten in der Kalkulation zu berücksichtigen, verteilen Sie diese in Form eines Gemeinkostenfaktors auf die Einzelkosten:
Gesamtkosten des Unternehmens / Einzelkosten*
(*Einzelkosten bezogen auf ein bestimmtes Projekt, Kostenträger etc.)

Projektstundenanteil

Voraussetzung für diese Kennzahl ist, dass alle Teammitglieder (auch Inhaber:innen) Arbeitszeiten lückenlos nachhalten und kategorisieren. Hierfür ist in der Regel eine Softwarelösung für Planungsbüros nötig.

Sie differenzieren zwischen Projektstunden sowie Gesamtstunden:

  • Erstere bestehen aus eingetragenen Arbeitszeiten, die Sie einem bestimmten Kunden bzw. Projekt zuordnen können.
  • Zweitere sind Projektstunden zzgl. der restlichen Arbeitszeit, die z. B. für allgemeine Planung bzw. Organisation anfällt.

Den produktiven Projektstundenanteil errechnen Sie wie folgt:
Projektstunden x 100 / Gesamtstunden

Personalaufwandsquote

Wenn Sie neue technische Mitarbeitende einstellen, steigen automatisch die Personalkosten. Langfristig müssen Sie diese Fixkosten auch bei Auftragsrückgängen aufbringen. Deshalb ist es sinnvoll, die Personalaufwandsquote im Controlling zu verwenden. So behalten Sie kritische Entwicklungen jederzeit im Blick.

Die Quote berechnet sich wie folgt:
Personalaufwand x 100 / Umsatzerlöse
Tipp: Um den Wert nicht zu verzerren, sollten Sie Honorare für externe Mitarbeitende einbeziehen.

Mittlerer Bürostundensatz

Der mittlere Bürostundensatz ist ein Schwellenwert. Er gibt den Stundensatz an, den Sie im Durchschnitt über alle Projekte erzielen müssen, um verlustfrei zu arbeiten. Kalkulieren Sie einen niedrigeren Stundensatz, gelangen Sie in die Verlustzone. Jeden Beitrag, der über dem Schwellenwert liegt, können Sie als Gewinn verbuchen.

Um diese Controlling-Kennzahl zu ermitteln, benötigen Sie zum einen die Gesamtkosten, zum anderen die vollständigen Projektstunden.

Die Formel lautet:
Gesamtkosten / Projektstunden

Aufwandswerte

Wie viele Stunden muss Ihr Team für ein bestimmtes Bauobjekt aufbringen? Mit den Aufwandswerten ermitteln Sie, welche Zeit pro Messeinheit (z. B. m² oder m³) Sie investieren müssen. Abhängig ist dies von Einflussgrößen wie der Art des Baus, Schwierigkeitsgrade und allgemeine Rahmenbedingungen.

Operative Messgrößen für Ihr Tagesgeschäft

Alle bisherigen Kennzahlen unterstützen Sie, die Effizienz auf der strategischen Meta-Ebene zu analysieren. Im konkreten Projekt-Alltag eines Planungsbüros helfen sie nur bedingt.

Unsere Empfehlung: Setzen Sie im Tagesgeschäft auf operative Kennzahlen, um Ihre Projekte effektiv und effizient zu steuern.

Messgrößen und Kennzahlen, die Sie hierfür nutzen können:

  1. Projektstand (Wertschöpfung) und Projektrendite
  2. Budget und Stundenbudget
  3. Auftragsbestand und Reichweite
  4. Auslastungsgrad
  5. Gemeinkostenfaktor

Projektstand (Wertschöpfung) und Projektrendite

Der aktuelle Projektstand misst sich in Prozent [%]. Er drückt die zu einem bestimmten Zeitpunkt erreichte Wertschöpfung oder den erreichten Leistungsstand eines Projektes aus. Damit dient er als wichtiges Korrektiv, um bisher verbrauchte Stunden bzw. aufgelaufene Kosten mit Blick auf das Erreichen einer Ziel-Projektrendite zu bewerten. Zudem dient der Projektstand als wichtige Basis für eine monatliche Rechnungsstellung.

Berechnungs-Beispiel:

Honorar:
Aktueller Kostenstand:
Projektstand in %:
Projektstand in €:


= Projektrendite*:

*Projektstand in € abzgl. des aktuellen Kostenstand

659.000 €
326.500 €
60 %
395.400 €


68.900 €

Vorteil der Kennzahl:

Der aktuelle Projektstand basiert auf der Basis einer subjektiven Einschätzung – im besten Fall nach dem Vier-Augen-Prinzip. Sie sollten diesen im Idealfall mindestens einmal im Monat bewerten und fortschreiben:

  • Ermitteln Sie sowohl den Gesamtprojektstand als auch Unterwerte z. B. auf der Ebene einer Leistungsphase.
  • Übersteigt der ermittelte Kostenstand den derzeitigen Projektstand, gerät das Projekt in eine wirtschaftliche Schieflage.
  • Da Sie den Projektstand regelmäßig messen, können Sie jetzt frühzeitig auf etwaige Veränderungen reagieren.

Budget und Stundenbudget

Das Budget repräsentiert den finanziellen Gesamtbetrag in Euro, der für die Erbringung Ihrer Eigenleistung unter voller Kostendeckung in einem Projekt zur Verfügung steht

  • Ein Projektbudget definiert sich aus der Differenz zwischen Honorar abzgl. Fremdleistungen und Gewinn / Wagnisabschlag
  • Über die Budgeteinhaltung stellen Sie sicher, dass das Projekt die erwartete Zielrendite erreicht.

Stellen Sie das Budget den durchschnittlichen Kosten (€/Std.) gegenüber, können Sie ein entsprechendes Stundenbudget errechnen. Das dient dem Projektteam als wichtige Steuerungsgröße zur Leistungserbringung.

Berechnungs-Beispiel:

Honorar:
abzgl. Honorar für Fremdleistungen:
Abschlag für Gewinn/Wagnis in %:
Abschlag für Gewinn/Wagnis in €:


= Budget:

659.000 €
600.000 €
20 %
120.000 €


480.000 €

Vorteil der Kennzahl:

Legen Sie das jeweilige Budget direkt zu Projektbeginn über ein Budgetierungsverfahren (Top-Down oder Bottom-Up) fest. So ist von Beginn an klar:

  • ab welchem Kostenstand Honoraranteile für involvierte Nachunternehmer in Gefahr geraten
  • ab wann die interne Zielrendite eines Projektes aufgebraucht ist

Der enthaltene Abschlag für das „Wagnis“ schafft einen Risikopuffer für unvorhersehbare Schieflagen im Projekt.

Auftragsbestand und Reichweite

Mithilfe des Auftragsbestands ermitteln Sie das aus laufenden Projekten zur Verfügung stehende Auftragsvolumen in Euro abzgl. bereits in Rechnung gestellter Leistungen. Selbst ohne weiterführende Liquiditätsplanung können Sie die finanziellen Abdeckung Ihres Büros in den kommenden Monaten ermitteln.

Berechnungs-Beispiel:

Honorar gesamt:
abzgl. Honorar in Rechnung gestellt:


=Auftragsbestand:
Monatliche Bürokosten gesamt:


=Reichweite:

10.453.697 €
8.869.547 €


 1.584.150 €
120.000 €


 13,2 Monate

Vorteil der Kennzahl:

Die Absicherung der Büro-Liquidität gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Projektcontrolling:

  • Die Basisgröße für zukünftige Mittelzuflüsse ist wie im Beispiel dargestellt der kaufmännische Auftragsbestand.
  • Baut sich dieser über einen Zeitraum ab, schrumpft die daraus mögliche Reichweite – im Sinne einer Kostenabdeckung – schnell dahin.
  • Die Reichweite lässt sich somit zügig aus dem Verhältnis von aktuellem Auftragsbestand und durchschnittlichen monatlichen Gesamtkosten bestimmen

 Auslastungsgrad

Gerade in Hochkonjunktur-Zeiten im Bauwesen sind die Projekte in Planungsbüros eng getaktet. Jetzt ist eine valide Kennzahl zur Messung der aktuellen Büroauslastung außerordentlich wichtig. Den sogenannten Auslastungsgrad können Sie für das gesamte Unternehmen, für Teams oder für einzelne Mitarbeitende berechnen. Dabei stellen Sie das über einen Zeitraum zur Verfügung stehende Stundenvolumen dem für die Projektbearbeitung benötigten Stundenvolumen gegenüber.

Berechnungs-Beispiel:

Mitarbeitenden-Stundenvolumen/Jahr bei ca. 10 Mitarbeitenden:
Benötigtes Projektstunden-Volumen gesamt:


=Auslastungsgrad auf Unternehmensebene:

20.400 Stunden
19.860 Stunden


 ~97 %

Vorteil der Kennzahl:

Um den exakten Auslastungsgrad zu ermitteln, benötigen Sie in der Regel ein professionelles Tool. Mit diesem können Sie den Terminplan eines Projekte mit den zur Verfügung stehenden Stunden übereinbringen:

  • Wenn Sie den Auslastungsgrad regelmäßig bewerten, wissen Sie, ob weitere Projekte in einer jeweiligen Größenordnung für Ihr Büro nach tragfähig sind.
  • Außerdem erkennen Sie auf der Team-Ebene potenzielle dauerhafte Überbelastungen von einzelnen Mitarbeitenden.

Gemeinkostenfaktor

Diese Kennzahl haben Sie bereits auf der strategischen Ebene (PeP-7-Kennzahlen) kennengelernt. Sie gehört tatsächlich zu den wichtigsten Größen für Ihr Tagesgeschäft.

Der Gemeinkostenfaktor ermittelt sich aus dem Verhältnis von entstehenden Gemeinkosten (Personalkosten aus Urlaub, Krankheit, allgemeinen Tätigkeiten zzgl. z. B. Raumkosten, monatlichen Versicherungsbeiträgen, Ausgaben für KFZ etc.) und Kostenträgerkosten (Personalkosten aus laufenden Projekten).

Berechnungs-Beispiel:

Monatliche Gemeinkosten:
monatliche Kostenträgerkosten:


=Monatliche Gesamtkosten:

Gesamtkosten
Kostenträgerkosten


=Gemeinkostenfaktor

145.000 €
167.000 €


312.000 €

312.000 €  /
167.000 €


1,86

Vorteil der Kennzahl:

Der Gemeinkostenfaktor garantiert die Kostendeckung im Planungsbüro. So schlagen Sie dem individuellen Stundensatz des Mitarbeitenden den Gemeinkostenfaktor auf bzw. multiplizieren mit diesem. Im Ergebnis erhalten Sie den für die Bewertung von Projektkosten wichtigen Vollkostenstundensatz Ihrer Mitarbeitenden.

Beispiel: Ein Mitarbeiter kostet monatlich 3.500 € brutto und steht Ihnen 170 Stunden im Monat zur Verfügung. Der individuelle Stundensatz beziffert sich demnach auf 20,58 €. Nach Multiplikation mit dem Gemeinkostenfaktor ergibt sich ein Vollkostenstundensatz in Höhe von 38,29 €. Dieser Stundensatz sichert ab, dass Sie alle monatlichen Gemeinkosten abdecken können.

So haben Sie alle Erfolgskennzahlen jederzeit im Blick

Sie kennen das: Ein effizientes Controlling kann in Planungsbüros je nach Anzahl und Umfang der Projekte anspruchsvoll und zeitintensiv sein. Gut, dass es mit KOBOLD CONTROL eine All-in-One Projektsoftware gibt, die Ihnen diese Arbeit weitgehend abnimmt und automatisiert.

Voraussetzung: Sie nehmen sich einmal die Zeit, alle Projektprozesse sauber aufzusetzen und alle Mitarbeitenden erfassen zuverlässig ihre Zeiten.

Ihre Vorteile mit KOBOLD CONTROL:

  • Gewünschte Projektkennzahlen lassen sich jederzeit übersichtlich analysieren
  • Individuelle Messgrößen für Geschäftsführer:innen und Projektverantwortliche
  • Übersichtliche Dashboards und flexible Reportings
  • Jederzeit alle Daten Ihrer Projekte in Echtzeit im Blick

Einblicke in das KOBOLD CONTROL Dashboard

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Spezielle Kennzahlen für Kaufleute, Controlling, Buchhaltung oder Assistenz

Fazit: Ihr Weg zur erfolgreichen Projektmessung

Im Planungsbüro benötigen Sie verschiedene Messgrößen, um Projekterfolge zu bewerten. Dazu gehören unter anderem:

  • die Umsatzerlöse
  • die Anzahl der abgeschlossenen Projekte
  • die Durchschnittsgröße der Projekte
  • die Kundenzufriedenheit
  • sowie die Mitarbeiterzufriedenheit

Messbare Kennzahlen ermöglichen Ihnen, Ihre Projekte fortlaufend im Blick zu haben und wirtschaftlich zu bewerten. Sie geben Auskunft über verschiedene Aspekte und ermöglichen es, Stärken und Schwächen zu identifizieren. So können Sie Ihre Leistungen stetig verbessern und langfristig erfolgreich sein.

So vereinfacht eine Projektsoftware Ihre Arbeit

KOBOLD CONTROL bietet Ihnen als All-in-one Projektsoftware umfangreiche Möglichkeiten, relevanten Kennzahlen aus einer 360°-Perspektive zu analysieren. Das individuelle Dashboard und benutzerdefinierte Reportings geben Ihnen jederzeit übersichtlich und klar visualisiert einen Echtzeit-Einblick in Ihre Projekte. So können Sie den Erfolg Ihres Projektgeschäfts zeitsparend und nachhaltig steigern.

Ihr Vorteil: Mit Software-Produkten von KOBOLD überlassen Sie nichts mehr dem Zufall. Setzen Sie auf die umfangreichste Projektmanagement-Lösung für Planungsbüros, die am Markt verfügbar ist – Rundum-Sorglos-Service inklusive.

Christian Breukmann - Bereichsleiter Vertrieb, Marketing & Produktmanagement

Christian Breukmann

Bereichleiter Vertrieb, Marketing und Produktmanagement

Seit 10 Jahren bei KOBOLD

Inhaltsverzeichnis:

  • Strategische Kennzahlen für Planungsbüros

  • Operative Messgrößen für Ihr Tagesgeschäft

  • Einblicke in das KOBOLD CONTROL Dashboard

  • Ihr Weg zur erfolgreichen Projektmessung

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