Strategische Kennzahlen für Planungsbüros
Die bekanntesten Messgrößen für Planungsbüros finden sich unter dem Schlagwort “PeP-7” (erstellt von der Praxisinitiative für Planungsbüros). Dieser Katalog umfasst sieben Kennzahlen:
- Umsatzrentabilität
- Umsatz pro Mitarbeiter
- Gemeinkostenfaktor
- Projektstundenanteil
- Personalaufwandsquote
- Mittlerer Bürostundensatz
- Aufwandswerte
Im Folgenden stellen wir Ihnen kurz vor, wie Sie diese berechnen.
Umsatzrentabilität
Die Umsatzrentabilität (Umsatzrendite) gehört zu einer der wichtigsten Kennziffern im Projektcontrolling. Sie zeigt an, wie hoch Ihr Gewinnanteil gemessen am Umsatz ist. Je höher der errechnete Prozentwert ausfällt, desto produktiver war das Unternehmen im untersuchten Zeitraum.
Diese Kennzahl lässt sich leicht berechnen:
Gewinn x 100 /Umsatz
Umsatz je Mitarbeiter
Der Umsatz je Mitarbeiter:in – oder das Umsatzziel – ist eine der wesentlichen Kennzahlen im Projektcontrolling. Mit ihr berechnen Sie die Effizienz des Unternehmens und damit den Umsatz pro Kopf für den gesamten wirtschaftlichen Unternehmenserfolg.
Die Kennzahl berechnet sich über folgende Formel:
Umsatz / Anzahl Mitarbeitende
Gemeinkostenfaktor
Zu den Gemeinkosten gehören z. B. die Büromiete, Rückstellungen, Abschreibungen oder Anschaffung und Unterhalt eines Firmenwagens. Das sind die sogenannten indirekten Kosten. Diese können Sie keinem bestimmten Projekt zuordnen, wie bei Einzelkosten (z. B. das Architekten-Honorar für ein bestimmtes Bauprojekt).
Um die Gemeinkosten in der Kalkulation zu berücksichtigen, verteilen Sie diese in Form eines Gemeinkostenfaktors auf die Einzelkosten:
Gesamtkosten des Unternehmens / Einzelkosten*
(*Einzelkosten bezogen auf ein bestimmtes Projekt, Kostenträger etc.)
Projektstundenanteil
Voraussetzung für diese Kennzahl ist, dass alle Teammitglieder (auch Inhaber:innen) Arbeitszeiten lückenlos nachhalten und kategorisieren. Hierfür ist in der Regel eine Softwarelösung für Planungsbüros nötig.
Sie differenzieren zwischen Projektstunden sowie Gesamtstunden:
- Erstere bestehen aus eingetragenen Arbeitszeiten, die Sie einem bestimmten Kunden bzw. Projekt zuordnen können.
- Zweitere sind Projektstunden zzgl. der restlichen Arbeitszeit, die z. B. für allgemeine Planung bzw. Organisation anfällt.
Den produktiven Projektstundenanteil errechnen Sie wie folgt:
Projektstunden x 100 / Gesamtstunden
Personalaufwandsquote
Wenn Sie neue technische Mitarbeitende einstellen, steigen automatisch die Personalkosten. Langfristig müssen Sie diese Fixkosten auch bei Auftragsrückgängen aufbringen. Deshalb ist es sinnvoll, die Personalaufwandsquote im Controlling zu verwenden. So behalten Sie kritische Entwicklungen jederzeit im Blick.
Die Quote berechnet sich wie folgt:
Personalaufwand x 100 / Umsatzerlöse
Tipp: Um den Wert nicht zu verzerren, sollten Sie Honorare für externe Mitarbeitende einbeziehen.
Mittlerer Bürostundensatz
Der mittlere Bürostundensatz ist ein Schwellenwert. Er gibt den Stundensatz an, den Sie im Durchschnitt über alle Projekte erzielen müssen, um verlustfrei zu arbeiten. Kalkulieren Sie einen niedrigeren Stundensatz, gelangen Sie in die Verlustzone. Jeden Beitrag, der über dem Schwellenwert liegt, können Sie als Gewinn verbuchen.
Um diese Controlling-Kennzahl zu ermitteln, benötigen Sie zum einen die Gesamtkosten, zum anderen die vollständigen Projektstunden.
Die Formel lautet:
Gesamtkosten / Projektstunden
Aufwandswerte
Wie viele Stunden muss Ihr Team für ein bestimmtes Bauobjekt aufbringen? Mit den Aufwandswerten ermitteln Sie, welche Zeit pro Messeinheit (z. B. m² oder m³) Sie investieren müssen. Abhängig ist dies von Einflussgrößen wie der Art des Baus, Schwierigkeitsgrade und allgemeine Rahmenbedingungen.
