Anwenderbericht ST raum a

Hoch motivierte Mitarbeiter, eine gut durchdachte Planung und Abwicklung der Projekte sowie ein exzellentes Controlling zeichnen das Büro für Landschaftarchitektur ST raum a. aus. Zur wirtschaftlichen Steuerung der Projekte sowie des Büros setzen die Berliner Landschaftsarchitekten seit 2003 Controllingsoftware der KOBOLD Management Systeme GmbH ein. Seit dem Umstieg auf die aktuelle Version können die Planer weitere positive Ergebnisse verzeichnen.

Mit 28 Mitarbeitern deckt das Büro die gesamte Palette der Objektplanung ab. So plant ST raum a. Gesellschaft von Landschaftsarchitekten mbH nicht nur in Deutschland Grünanlagen für Bildungsstätten, Botschaften, Wohnanlagen, Büros und Gewerbe sowie Parks, Gartenschauen, Plätze und Fußgängerzonen sondern hat auch Promenaden, Plätze, Parks und Stadien in Polen, Russland, Usbekistan, Brasilien und in der Ukraine realisiert.

Entschieden hatte man sich ursprünglich für die Controllingsoftware des Wuppertaler Softwarehauses, da man jederzeit einen Überblick über die Projekte auf Basis verlässlichen Zahlenmaterials haben wollte, um das Büro optimal zu steuern. Neben zahlreichen neuen Funktionen deckt die aktuelle Version die Bereiche Honorarermittlung und Controlling mit nur einem Programm ab. Geschäftsführerin Katrin Klingberg, verantwortlich für strategische und organisatorische Planung, Personal und Marketing dazu: “KOBOLD CONTROL ist ein schnelles Programm, ich kann viele Fenster gleichzeitig öffnen und zwischen diesen während der Bearbeitung problemlos hin- und herwechseln.“

Vor der Angebotserstellung legt die Geschäftsführerin alle Stammdaten an und arbeitet dann zusammen mit dem Projektleiter das Angebot aus. „Sind die Daten und das Projekt richtig angelegt, kann ich problemlos zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen vornehmen wie zum Beispiel zu den bisher angelegten Leistungsphasen 1 bis 4 weitere Leistungsphasen freischalten“, erklärt Katrin Klingberg.

Korrekte Kalkulation ist die Basis

Die Grundlage für ein wirtschaftlich erfolgreiches Projekt ist eine korrekte Kalkulation. Mit dem Programm ermitteln die Planer bereits in der Angebotsphase den erforderlichen Rahmen. Auf Basis bereits getätigter Projekte und der aktuellen Stundensätze lässt sich bei einem angenommenen Honorar die zur Verfügung stehende Stundenanzahl für das Projekt abschätzen. Bei Projektstart ordnet die Geschäftsführung den einzelnen Leistungsphasen das entsprechende Honorar sowie das Stundenbudget zu.

Jeder Mitarbeiter bei ST raum a. ist im System mit seinem Gehalt inklusive Lohnnebenkosten hinterlegt. Während des Projektverlaufes gibt er seine Stunden entsprechend der Leistungsphasen sowie getätigte Sonderleistungen in die Software ein. Die Leistungsstände aller Projekte werden in den montäglich stattfindenden Projektleitersitzungen anhand von Auswertungen wie Plan-Ist-Stunden-Vergleich etc.

Rechnungslegung mit detaillierter Dokumentation

Liegt ein Zahlungsplan vor, erstellt die Controllerin die Rechnungen alleine. In allen anderen Fällen zieht sie den verantwortlichen Projektleiter zu Rate. Rechnungsrückläufer sind mittlerweile eine Rarität bei ST raum a. Ein Grund dafür ist die in KOBOLD CONTROL übersichtlich und nachvollziehbar aufbereitete Dokumentation der erbrachten Tätigkeiten.

Schneller bezahlte Rechnungen – bessere Liquidität

Ursprünglich hatten sich einige Auftraggeber mit dem Detaillierungsgrad der Rechnungen schwer getan – besonders bei komplexen Projekten mit vielen Bauabschnitten, wo gleichzeitig in unterschiedlichsten Leistungsphasen in Abstimmung mit anderen Gewerken gearbeitet wird. In diesen Fällen ist Katrin Klingberg extra zu den Auftraggebern gefahren, um ihnen die Systematik der Rechnungslegung zu erläutern. Denn in solchen Fällen hat es manchmal sehr lange gedauert bis die Rechnung beglichen worden sind. Ein Aufwand, der sich gelohnt hat, denn heute finden die detaillierten Rechnungen eine breite Zustimmung und werden schnell beglichen, da Nachfragen entfallen.

Früher wünschten sich einige der Auftraggeber, dass die Rechnungslegung in ihren eigenen Formularen – meist auf Excel-Basis – erfolgen sollte. Ein ziemlicher Aufwand für das Büro. Auch dies gehört heute der Vergangenheit an. Jetzt erstellt die Controllerin alle Rechnungen mit der Software, da sie die Bauherren von den Vorteilen überzeugen konnte. So erhalten die Landschaftsarchitekten nicht nur schneller ihre Honorare und erhöhen somit ihre Liquidität, sondern sparen jede Menge Zeit, da sie die Rechnungen auf Knopfdruck ausgeben können.

Die enge Zusammenarbeit der Controllerin mit den elf Projektleitern, die die Informationen an ihre Teams weitergeben, hat einerseits die Transparenz erhöht und andererseits dazu geführt, dass in kürzerer Zeit bedeutend mehr erledigt wird. Katrin Klingberg erklärt: „Die Kollegen haben erkannt, dass es total unkompliziert ist, wenn wir uns kurz zusammensetzen und dass man im Team schnell viel mehr erreichen kann als alleine.“

Motivierte Mitarbeiter ermöglichen Umsatzverdoppelung

Diese Vorgehensweise fördert ein größeres Verständnis für die gesamte Situation und erhöht die Motivation der Mitarbeiter, sich sowohl für das eigene Projekt als auch für das Büro einzusetzen und auch selber Projekte zu akquirieren. Zumal die Geschäftsleitung sämtliche Umsätze sowie Kosten offenlegt. So konnte ST raum a. in 2017 den Umsatz im Vergleich zum Vorjahr verdoppeln, was sich durch die Zahlung entsprechender Boni für die Mitarbeiter auszahlt. Die erhöhte Motivation ist auch in den Team-Sitzungen spürbar, oft schlagen die Mitarbeiter Themen vor und beteiligen sich im Gegensatz zu früher mit Wortbeiträgen. „Die Kollegen agieren mittlerweile wie Unternehmer und fühlen sich inzwischen für das Büro verantwortlich“, meint die Geschäftsführerin.

Überstunden sollen bei den Landschaftsarchitekten nicht anfallen, was allerdings bei der momentanen Auftragslage illusorisch ist. Dahat hat die Geschäftsleitung mit jedem Mitarbeiter geklärt, wie die Situation zu handhaben sei. Manche möchten die durch die Controllingsoftware exakt belegten Überstunden nach und nach abbummeln, andere möchte sich ein Arbeitszeitkonto anlegen, um dann eine längere Auszeit nehmen zu können. Für letzteres bildet das Büro nun Rückstellungen.

Liquiditätsplanung leicht gemacht

Zur Steuerung der Büros ermöglicht das System auch eine Liquiditätsplanung. Hier kann die Geschäftsleitung die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben für die nächsten vier Wochen, sechs oder zwölf Monate eingeben. Der automatisch ermittelte Saldo zeigt, wie es um die Liquidität steht. ST raum a. hat geplant dieses zukünftig auf wöchentlicher Basis durchzuführen.

Das Fazit der Controllerin lautet: „Es macht keinen Sinn, KOBOLD CONTROL als Kontrollinstrument zu nutzen, denn Controlling funktioniert nur mit den Kollegen zusammen. Bei uns haben die Mitarbeiter erkannt, wie sie die Software zu Steuerung einsetzen und somit das Ergebnis selbst positiv beeinflussen können.“ Eine wichtige Erkenntnis, die u.a. die Basis des Erfolgs von ST raum a. begründet.