Anwenderbericht Reck + Gass

Software im konstruktiven Ingenieurbau

Der Erfolg eines Unternehmens hängt vom effizienten Umgang mit Ressourcen und seiner betriebswirtschaftlichen Ausrichtung zusammen. Dies betrifft auch Ingenieurbüros, die sich längst keine Schönwetterökonomie mehr leisten können. Für sie gilt es, mit dem gegebenen Einsatz einen möglichst großen Nutzen zu erzielen. Reck + Gass Ingenieurgesellschaft für Bauwesen mbH + Co. KG mit Sitz in Horb am Neckar behaupten sich seit zehn Jahren am Markt, und das mit wachsendem Erfolg.

Seit 2007 vertraut die Geschäftsführung zur Unterstützung der betriebswirtschaftlichen Prozesse auf das Controllingsystem S-Control des Wuppertaler Herstellers KOBOLD Management Systems GmbH. Für die Ingenieure erweist sich die Software seitdem als komfortable Lösung zur Auswertung betrieblicher Daten. Dazu Geschäftsführer Dipl.-Ing. Michael Reck: „Die Größe unseres Büros mit insgesamt 40 Mitarbeitern und die Vielzahl der abzuwickelnden Projekte forderten ein Kostencontrolling, das Projektstände, Mitarbeiteraufwand und Gemeinkostenfaktor transparent macht.“ Gefragt war ein komfortables System, das den Ansprüchen des Ingenieurbüros entspricht und eine schnelle Auswertung der relevanten Daten ermöglicht. Dass dies mit vergleichsweise geringem Aufwand mit S-Control zu realisieren ist, überzeugte die Geschäftsführung. Die Software erfüllt nicht nur die komplexen Controllinganforderungen eines spezialisierten Ingenieurbüros, auch überzeugt ihre Bedienerfreundlichkeit. Darüber hinaus konnte mit Einführung des neuen Tools das veraltete Datenbanksystem abgelöst werden.

Erfolgsfaktor: Durchgängiges Controlling

Reck + Gass hat sich vor allem im konstruktiven Ingenieurbau einen Namen gemacht. Als Dienstleister rund um die kreative Tragwerksplanung, Bautechnische Prüfung und Betoninstandsetzung wickelt die Ingenieurgesellschaft rund 400 Projekte im Jahr ab. Zum Portfolio gehören bauliche Herausforderungen wie beim Brückenbau oder im Tunnel- und Schwimmbadbau gefordert sowie technische Sonderthemen wie u. a. Überbauungen bestehender Areale, statische Planungen von Kulturdenkmälern sowie Solaranlagen. Seit Oktober 2009 ist die Ingenieurgesellschaft zudem auf dem brasilianischen Markt aktiv.

Gemäß der Maxime, die Ideen und Vorgaben von Architekten und Bauherren in möglichst filigrane und wirtschaftliche Tragwerke umzusetzen, setzt die Geschäftsführung auch intern auf tragfähige Prozesse. „Den betriebswirtschaftlichen Nutzen erzielen wir intern über die Software, extern über Nachträge“, resümiert Reck. Für den Geschäftsführer zählen neben einem durchgängigen Controlling kurze Wege, hoher Wissenstransfer und eine große Flexibilität zu den Erfolgsfaktoren.

Fünf Minuten für Erfassen der Projektstunden

Da in S-Control die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling integriert sind, können sämtliche Prozesse von der Projektplanung bis zur Nachkalkulation einzelner Leistungen individuell bearbeitet werden. Jeder Mitarbeiter hat die Aufgabe, Stunden und Reisekosten zu erfassen. Doch bleibt die Arbeitsbelastung gegenüber dem Ausfüllen früherer Stundenzettel und endlos langer Excel-Tabellen verhältnismäßig gering, denn die im System hinterlegten Aufgaben, Tätigkeiten und Projekte können intuitiv bearbeitet werden.

„Gerade mal fünf Minuten investieren unsere Mitarbeiter täglich in das Erfassen der Projektstunden“, weiß Margarete Katz. Zu den primären Aufgaben der Controllerin, die maßgeblich mit der Einführung der Software betraut war, zählen das Einpflegen sämtlicher Projektdaten aus alten Listen sowie der Aufbau des softwarebasierten Controllings, was nach einer Schulung und Hotline-Unterstützung „keine großen Schwierigkeiten“ bereitete.

Heute wird in der Buchhaltung nicht nur die monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellt, auch überprüft man einmal im Monat den aktuellen Stand sämtlicher Projekte. Ein Aufwand, der wöchentlich etwa zehn Stunden Zeit kostet, sich aber nach Meinung der Anwenderin unbedingt lohnt. „Wir haben heute jederzeit einen exakten Einblick in laufende Projekte und einen genauen Überblick über sämtliche Projektstände“, betont Katz. So können heute Sonderleistungen dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden, was früher manchmal unter den Tisch fiel.

Transparenz bei Projektvielfalt

In der Regel bearbeitet das Ingenieurbüro bis zu 250 Bauvorhaben parallel. Die Controllerin ermittelt anhand der Auswertungen die für die Rechnungsstellung relevanten Leistungsstände. Die Projektauswertungen werden monatlich an die Geschäftsführung weitergeleitet, – eine Kenntnis, die für Reck ein betriebswirtschaftliches Muss ist: „Nur wenn wir wissen, wie jedes einzelne Projekt zu einem gegebenen Zeitpunkt dasteht und wir erhöhte Aufwände sofort erkennen, können wir reagieren und entsprechend gegensteuern“, spricht der Geschäftsführer den Vorteil an, mit der Software auch das Nachtragsmanagement abzuwickeln.

Neigen manche Ingenieurbüros noch immer dazu, einen Nachtrag erst einmal unter den Tisch fallen zu lassen, geht man bei Reck + Gass offensiv mit dem Thema um. In S-Control werden die Nachträge dem Verursacher entsprechend zugewiesen und dokumentiert. So ist ersichtlich, welche Nachträge vom Planer zu vertreten sind und welche durch Sonderwünsche des Auftraggebers oder durch Einsprüche etc. entstanden sind, und daher das Honorar der Ingenieure nicht schmälern dürfen respektive in Rechnung gestellt werden können.

Auch gestaltet sich die Abbildung des Gemeinkostenfaktors denkbar einfach: Um einen exakten Einblick in tatsächliche Projekt-Kosten zu haben, werden bei Reck + Gass monatliche Kosten wie Miete, Nebenkosten sowie Aufwendungen für Akquise oder Marketing über den Gemeinkostenfaktor den einzelnen Projekten zugeordnet. Diese Zahlen waren in der alten Datenbank schwer abzubilden und konnten somit in die betriebswirtschaftlichen Auswertungen nicht einfließen, was ein falsches Bild der wirtschaftlichen Situation zur Folge hatte.

Durch die individuellen Auswertungen weiß man genau, welches Projekt welchen Gewinn erwirtschaftet und wer wie viel kostet: eine essentielle Basis für eine betriebswirtschaftlich strategische Planung. Durch die Kenntnisse der Prozesse ist man in den Entscheidungen sicher geworden, da diese nun auf exaktem Zahlenmaterial beruhen.