Anwenderbericht GBI Gackstatter

Seit über 47 Jahren plant das Ingenieurbüro GBI Gackstatter Beratende Ingenieure die technische Ausstattung von Gebäuden und Tunneln. Beim letzteren ist das Büro mittlerweile Marktführer in Deutschland. Von Anfang an stellt sich der betriebswirtschaftliche Erfolg ein, da die Firmenchefs neben ihren fachlichen Kenntnissen wirtschaftlich denken. Um den Aufwand für das Controlling so gering wie möglich zu halten, aber maximale Ergebnisse zu erlangen, setzt das Büro auf eine Controllingsoftware.

Das 1964 von Roland Gackstatter gründete das Büro übernahmen 2002 drei Mitarbeiter als geschäftsführenden Gesellschafter. Dass die schwäbischen Ingenieure etwas richtig machen, beweist das kontinuierliche Wachstum. Arbeiteten im Jahr der Übergabe 16 Mitarbeiter im Planungsbüro, so sind es heute bereits 38 verteilt auf die Standorte Stuttgart, Erfurt und Köln. Viele Bauherren wie die Stadt Stuttgart, die Deutsche Rentenversicherung und die BW Bank Stuttgart beauftragen das Planungsbüro immer wieder.

Ein Schwerpunkt des Portfolios ist die Planung der haustechnischen Anlagen von Schulen, Verwaltungsbauten, Krankenhäuser und Sporthallen. Zu den Projekthighlights zählt die Elektroplanung für die Olympia-Sporthalle München und für das Deutschen Postmuseum in Frankfurt am Main. 60 % des Umsatzes entfallen allerdings auf die Planung und Überwachung von elektrotechnischen Tunnelanlagen. So stellen in mehr als 100 Tunneln, die von GBI geplanten Anlagen, die Weichen für einen sicheren Verkehr. Der Engelbertbasistunnel, die Kammquerung Thüringer Wald, der bisher größte Einzelauftrag des Büros mit einem Gesamtvolumen von 90 Mio. € für die elektrotechnischen Anlagen, sowie die Feste Warnowquerung Rostock stehen u.a. auf der Referenzliste des Planungsbüros.

Detaillierte Auswertungen gefordert

Um sowohl die Projekte als auch das Büro betriebswirtschaftlich im Griff zu haben, suchten die Gesellschafter eine ausgereifte Controllinglösung. Umfangreiche Auswertungen wie detaillierte Soll-Ist-Vergleiche jeglicher Art, Zeitnachweise, Berichte über den Projektstundenanteil Büro / Mitarbeiter, Übersichten über den Auftragsbestand sowie die zu erwartenden Honorare waren (weil oben suchten) gefordert. Darüber hinaus soll das System eine Einnahmen-/Ausgaben- und Liquiditätsplanung möglich machen, einfach zu bedienen sein und ein gutes Preis-Leistungsverhältnis aufweisen. „Wir möchten jederzeit sehen, wo wir wirtschaftlich steht und das so schnell wie möglich“, meint der geschäftsführende Gesellschafter Rainer Trimborn.

Nach einer umfangreichen Recherche überzeugt die Software S-Control der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH. Das Programm zur Projekt- und Kostenkontrolle integriert die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling. Der Anwender kann damit alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation intuitiv bearbeiten. So setzt das schwäbische Planungsbüro seit November 2009 S-Control und S-HOAI, das Programm zur Honorarermittlung und Rechnungsverwaltung, ein. Beide greifen auf die gemeinsam geführte Datenbank zurück. S-HOAI ermittelt rechtssicher Honorare und erstellt auf Knopfdruck Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen. Zuschläge bezogen auf einzelne Leistungsphasen sind ebenso wie auf Besondere Leistungen, Nebenkosten und Serienbauten möglich.

In S-Control ist jeder einzelne Mitarbeiter mit seinem individuellen Gehalt zuzüglich weiterer Sozialleistungen plus Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungen (das sind die Lohnnebenkosten) hinterlegt. Daraus errechnet das Programm automatisch den individuellen Stundensatz des Mitarbeiters. Bei Beginn eines neuen Projektes wird den Mitarbeitern mitgeteilt, wie viel Stunden sie pro Leistungsphase verbrauchen dürfen. Jeder Mitarbeiter gibt täglich seine erbrachten Leistungen ins System ein und ordnet diese der entsprechenden Leistungsphase seines Projektes zu. „Außerdem sind die Kollegen angehalten, alle Leistungen, die keine VOB-Grundleistungen sind, als Sonderleistungen zu deklarieren“, erklärt Geschäftsführer Trimborn und fährt fort: „Mit dem System können wir die Zusatzleistungen mit wenigen Klicks herausfiltern und somit zeitnah in Rechnung stellen.“

Immer aktueller Gemeinkostenfaktor

Hatte früher der Steuerberater der Geschäftsführung den Gemeinkostenfaktor mitgeteilt, so gibt heute Rainer Trimborn monatlich die Sachkosten (Raumkosten, Kfz-Kosten, Abschreibungen, etc.) in S-Control ein. Diese entnimmt er der betriebswirtschaftlichen Auswertung, die ihm der Steuerberater monatlich zur Verfügung stellt. S-Control passt den Gemeinkostenfaktor, monatlich an, denn das System ermittelt diesen aus dem Mittelwert der letzten zwölf Monate. So arbeitet das Planungsbüro immer mit aktuellen Stundensätzen.

Jeder am Projekt beteiligte Mitarbeiter kann seine Stunden auswerten und Soll-/Ist-Vergleiche erstellen. „Denn nur so bekommt jeder ein Gespür für Wirtschaftlichkeit“, erläutert Rainer Trimborn. Die Teamleiter haben umfangreichere Auswertungsmöglichkeiten und können Auswertungen über ihre sämtlichen Projekte fahren. Da für sie der Stundensatz der einzelnen Mitarbeiter sichtbar ist, können sie zum Beispiel die zu einem bestimmten Zeitraum angefallenen Kosten pro Mitarbeiter dem zu erwartenden Honorar gegenüberstellen. Alle zwei bis drei Wochen werten die Teamleiter die Projekte mit den Beteiligten aus und steuern, wenn notwendig, gegen. Die Geschäftsführung überprüft regelmäßig wie viel Gewinn die einzelnen Projekte erwirtschaften. Rainer Trimborn dazu: „Ich sehe sehr früh, teilweise schon ins Leistungsphase zwei, ob ein Projekt ins Minus geht oder ein Plus erwirtschaftet. S-Control prognostiziert sogar, wo das Projekt am Ende stehen wird. So sind wir in der Lage, rechtzeitigt Maßnahmen zu ergreifen.“

Angebote und Rechnungen schnell erstellt

HOAI-konforme Angebote erstellt das Planungsbüro heute in kürzester Zeit. Früher war es auch sehr zeitintensiv zu rekrutieren, welche Leistungen abgerechnet werden können. Heute teilen die Mitarbeiter der Sekretärin mit, bei welchem Projekt wie viel Prozent bis zu welcher Leistungsphase abzurechnen ist. Diese gibt in S-HOAI einfach die entsprechenden Zahlen, Rechnungsnummer und den Bearbeiter ein und druckt die Rechnung aus. Geschäftsführer Trimborn kommentiert die Zeitersparnis: „Das war früher ein Vorgang von einer Stunde. Heute ist es in fünf Minuten erledigt und sieht optisch gut aus.“

Alle vier Wochen sieht sich der Geschäftsführer an, ob Rechnungsstand und Projektstand deckungsgleich ist. Wenn nicht, informiert er die Teamleiter, damit diese die noch in Rechnung zu stellenden Leistungen melden. So ist das Büro immer auf dem aktuellen Stand, denn alle erbrachten Leistungen werden zeitnah in Rechnung gestellt.

Jahresauswertungen und Gewinnausschüttung

Am Jahresende wertet die Geschäftsführung die Effizienz eines jeder Mitarbeiters aus und überprüft, wie viele Stunden jeder auf seine Projekte respektive auf Allgemeinkosten gebucht hat. Bei GBI Gackstatter sind das 10 bis 15 %. Damit liegt das Büro weit unter dem Durchschnitt. Liegt die Bilanz auf dem Tisch errechnet die Geschäftsführung die Prämien für jeden Mitarbeiter. Diese berücksichtigen auch die geleisteten Überstunden und werden zusätzlich zum Urlaubs- und Weihnachtsgeld gezahlt.

Heike Blödorn

blödorn|pr, Karlsruhe

GBI Gackstatter Beratende Ingenieure GmbH

www.gackstatter.de