Dass das Thema Controlling aktueller denn je ist, ist unbestritten. So sind auf handschriftlichen Aufzeichnungen basierende Systeme kaum noch anzutreffen und das altbewährte Excel hat vielfach ausgedient. Dies erkennen Büros für Elektroplanung mehr und mehr und schaffen sich professionelle Controllingsysteme an. Es gilt, aktuelles Zahlenmaterial über den Stand der Projekte und die betriebswirtschaftliche Situation des Büros ohne großen Aufwand zur Verfügung zu haben, um bei Abweichungen rechtzeitig gegensteuern zu können. Auch das elektrotechnische Planungsbüro Laber in Wiesbaden setzt seit 2005 ein Controllingsystem und darüber hinaus Honorarermittlungssoftware ein.
Das vom Elektrotechniker Edwin Laber 1995 gründete Elektrotechnische Planungsbüro Laber EPL in Wiesbaden leitet er heute gemeinsam mit seinen Partnern. Ein Team aus Ingenieuren, Elektromeistern und Zeichnern betreut jedes Projekt von der ersten Konzeptphase bis zur endgültigen Umsetzung. EPL bietet die gesamte Bandbreite der Elektrotechnik angefangen bei der elektrotechnischen Grundversorgung, über Lichtplanung und Leuchtendesign bis hin zur Vernetzung der Kommunikationstechnik sowie Sicherheitstechnik. So entwickeln und planen die Wiesbadener die elektrotechnischen Großanlagen für Bürogebäude, Universitäten, Werkstätten, Altenheime, Museen, Einkaufszentren und Banken. Besonders in der Kranken-haustechnik hat sich das Expertenteam deutschlandweit einen Namen gemacht.
Überblick über Wirtschaftlichkeit war gewünscht
Um stets einen Überblick über die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Leistungsphasen, Projekte sowie des gesamten Büros zu haben und um bei Abweichungen rechtzeitig einzugreifen, suchte der Bürochef ein System, mit dem bei minimalem Aufwand die relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Ein Kollege machte Edwin Laber auf das Wuppertaler Softwarehaus KOBOLD Management Systeme GmbH und deren Produkte aufmerksam. 2005 fällte der Bürochef die Entscheidung, nicht nur die Controlling-Software S-Control der Wuppertaler einzusetzen, sondern auch S-HOAI, ein Programm zur Honorar-ermittlung und Rechnungsverwaltung.
Von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung
Mit S-HOAI decken die Wiesbadener die komplette Abrechnung der Projekte angefangen bei der Angebots-erstellung, über die Abrechnung, Rechnungsverfolgung und Gutschriftenerstellung ab. Beeindruckt ist Elektrotechniker Laber von der Schnelligkeit und Übersichtlichkeit des Programms: „Ich kann bei jeder Rechnung kontrollieren, ob ein Zahlungseingang vorliegt und wann die Zahlung erfolgt ist.“ Sollten Auftraggeber im Zahlungsverzug sein, kann über das Programm automatisch das Mahnverfahren eingeleitet werden. Als Vorteil empfindet der Elektrotechniker auch, dass alle Schriftstücke – Angebote, Rechnungen, Gutschriften – dem Corporate Design des Büros entsprechen und immer einheitlich aufgebaut sind. „Das wäre mit einem Textverarbeitungsprogramm so nicht hinzubekommen“, meint der Bürochef.
Intuitive Bearbeitung aller Prozesse
Der Anlass für den Einsatz einer Controllingsoftware war, dass der Bürochef die Mitarbeiterstunden den entsprechenden Leistungsphasen der Projekte zuordnen wollte, um zu erkennen, ob die Projekte im geplanten Rahmen verlaufen. Folgende Fragen sollte das Programm unter anderem beantworten: Erwirtschaftet das Projekt Gewinn? Wenn nicht, warum? Wie viele Stunden sind auf welchem Projekt – ELP bearbeitet gleichzeitig zwischen 25 bis 35 Projekte – aufgelaufen? Stimmt der prozentuale Honoraranteil mit den verbrauchten Stunden überein? Da in S-Control Projekt- und Unternehmenscontrolling integriert sind und alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation intuitiv zu bearbeiten sind, kann das Programm die entsprechenden Antworten liefern, und das ohne großen Aufwand.
Nach einer eintägigen Schulung durch den Wuppertaler Hersteller war jeder Mitarbeiter in der Lage mit dem Programm zu arbeiten. Bei Projektstart erhalten die Mitarbeiter die Information über das vereinbarte Honorar für die einzelnen Leistungsphasen ihrer Projekte. Da ihnen der Stundensatz inklusive des Gemeinkostenanteils bekannt ist, können sie die Arbeit an ihren Projekten selbstständig einteilen und überprüfen wie viele Stunden sie für welche Leistungsphasen verbraucht haben. Somit ist ihnen jederzeit ersichtlich, ob sie im geplanten Rahmen liegen.
Wöchentliche Analysen
In der Regel sitzt das ELP-Team freitags zusammen, um die Projekte genauestens zu analysieren und die Tätigkeiten der kommenden Woche zu planen. Sind die geplanten Ziele nicht erreicht, wird das Projekt gründlich analysiert und dann entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet. Mit S-Control ausgedruckte Berichte wie die Gegenüberstellung von geplanten Stunden und Ist-Stunden unterstützen dabei gut.
Wünscht der Auftraggeber immer wieder Änderungen oder stellt neue Forderungen, können die Elektro-spezialisten ihm genau darlegen, was das umgerechnet in Zeit und somit an zusätzlichen Kosten bedeutet. “Heute ist der Mitarbeiter in der Lage, dem Kunden mittels entsprechender Auswertungen zu belegen, dass es vielleicht besser wäre, die Leistungsphase abzuschließen und zur nächsten überzugehen, da ansonsten Verzögerungen sowie weitere Kosten für den Auftraggeber auflaufen“, meint Elektrotechniker Laber. „Und durch die gute Dokumentation hat der Projektbearbeiter auch eine größere Selbstsicherheit bei den Verhandlungen mit dem Auftraggeber.“ Laut Bürochef kommen die Auswertungen bei den meisten Auftraggebern positiv an, denn es ist für sie damit genau nachvollziehbar, für welche Leistungen die Zeiten gebraucht wurden.
Zeitgewinnung ist der größte Vorteil
Die Übersichtlichkeit der Programme, die einfache Handhabe und somit die schnelle Einarbeitung sprechen für sich. Da das auf einer Datenbank beruhende Controllingsystem die einmal eingegebenen Daten unter unterschiedlichsten Gesichtspunkten auf Knopfdruck auswerten kann, sind Auswertungen über Honorar / Budget im Vergleich zu Kosten und Projektstand schnell ausgedruckt. „Durch den Einsatz von S-Control, sparen wir Zeit. Wir haben die Vorgänge des Controllings für unser gesamtes Büro enorm reduzieren können und können uns nun mehr unseren eigentlichen Tätigkeiten, mit denen wir unser Geld verdienen, nämlich der Elektroplanung widmen“, erläutert Edwin Laber.
PROJEKTINFOS:
Autor: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: Elektrotechnisches Planungsbüro Laber GmbH, Wiesbaden