Der Gemeinkostenfaktor im Projektcontrolling: Eine umfassende Analyse und Anwendung in der Praxis für Planungsbüros

Das Projektcontrolling bietet eine Reihe an Kennzahlen, die zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit von einzelnen Projekten wie aber auch übergreifend mit Blick auf die Leistung des gesamten Planungsbüros herangezogen werden können.

Bekannt sind in diesem Zusammenhang meistens die strategischen Kennzahlen im Projektmanagement nach „PeP 7“ (Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro). Dazu zählen die folgenden Kennwerte:

Eine dieser Kennzahlen ist der sogenannte Gemeinkostenfaktor. Während die meisten der genannten Werte tatsächlich ausschließlich auf strategischer Ebene anzusiedeln sind, sich also tendenziell für eine Betrachtung in größeren zeitlichen Abständen mit Blick auf das gesamte Planungsbüro eignen, hat der Gemeinkostenfaktor gleichzeitig auch direkten Bezug zum operativen Projektgeschäft.

Der Gemeinkostenfaktor zählt nicht nur deswegen daher unzweifelhaft zu den wichtigsten Kennzahlen für Ihr Planungsbüro.

Welche Bedeutung hat der Gemeinkostenfaktor?

Über den Gemeinkostenfaktor wird sichergestellt, dass eine ausreichende Deckung von nicht verrechenbaren Kosten bzw. Gemeinkosten im Planungsbüro erreicht wird. Der berechnete Faktor drückt aus, auf welchem Level die aktuelle Belastung durch Gemeinkosten im Büro liegt.

Seine Anwendung findet der Gemeinkostenfaktor entsprechend bei der Kalkulation kostendeckender Stundensätze (Vollkostensätze) sowie weiterhin bei der eigenen Preisgestaltung.

Wie wird der Gemeinkostenfaktor berechnet?

Die monatlichen Gesamtkosten eines Planungsbüros werden im Projektcontrolling auf Basis der sogenannten Kostenträgerrechnung in zwei Kostenkategorien aufgeteilt:

Kostenträgerkosten Die Summe der monatlichen Kostenträgerkosten beziffert denjenigen Kostenanteil, welcher für einzelne Kostenträger, also für einzelne Projekte aufgewendet wurde, für welche eine entsprechende Honorarvergütung existiert. Es entstehen durch diese Kosten also wiederum auch Einnahmen für das Büro. Man könnte sagen, dass diese Kosten „produktiv angelegt“ sind.

Beispiele: Hauptsächlich Personalkosten, dazu weitere Kosten wie Reisekosten oder Kosten, welche durch den Einsatz erforderlicher Geräte entstehen.

Gemeinkosten Die Summe der monatlichen Gemeinkosten repräsentiert denjenigen Kostenanteil, welcher hingegen nicht einem einzelnen Kostenträger zugeordnet werden kann und gleichzeitig keine Einnahmen mit sich bringen. Diese Kosten können also nicht verrechnet und müssen durch Einnahmen aus Kostenträger-Projekten mitfinanziert werden.

Beispiele: Hierzu zählen einerseits Personalkosten aus Urlauben, Weiterbildungen, internen Besprechungen oder verursacht durch die Teilnahme an Wettbewerben usw. Dazu gehören aber auch Kosten, welche im Prinzip jeden Monat „fix“ immer wieder neu anfallen: Miete, Versicherungen, Fuhrpark usw.

Die Berechnung des Gemeinkostenfaktors erfolgt nach der Formel: Gesamtkosten pro Monat/ Kostenträgerkosten pro Monat

Berechnungsbeispiel Gemeinkostenfaktor

Im Grundsatz gilt: Je höher der Faktor – desto höher ist der erforderliche Einsatz zur Kostendeckung.

Je niedriger der Faktor – desto niedriger ist der erforderliche Einsatz zur Kostendeckung.

In oben dargestellter Beispielrechnung liegt der Gemeinkostenfaktor bei 1,86. Das Verhältnis von entstandenen Gemeinkosten und Kostenträgerkosten liegt entsprechend knapp bei ~ 41 % (GK) und 59 % (KT).

Bei einem Faktor von exakt 2,0 lägen die Anteile von Gemeinkosten und Kostenträgerkosten demnach genau gleich auf bei jeweils 50 %. Anders ausgedrückt müssten in diesem Fall die monatlichen Gesamtkosten aus 50 % Kostenträgerkosten (also durch Einnahmen aus produktiv investierten Kosten) gedeckt werden. Es lässt sich somit leicht nachvollziehen, dass der Preis für die produktiv investierte Leistung (Kosten) in diesem Beispiel genau doppelt so hoch sein muss wie die Kosten selbst.

Ist ein hoher Gemeinkostenfaktor per se schlecht?

Nicht unbedingt! Der Gemeinkostenfaktor bildet vorrangig immer die innere Kostenstruktur eines Planungsbüros ab!

Setzt ein Büro dabei auf, beispielsweise eine sehr hochwertige Infrastruktur (Gebäude, Arbeitsplatzausstattung, Fahrzeuge etc.), um Mitarbeiter mit hoher Qualifikation anzuziehen und beschäftigen zu können, um dafür am Markt besonders hochwertige Leistungen zu entsprechenden Preisen zu verkaufen zu können – Dann kann die Rechnung im wahrsten Sinne des Wortes auch bei einem höheren Gemeinkostenfaktor aufgehen.

Zudem haben die Unternehmensgröße sowie äußere Rahmenbedingungen (Sitz des Büros) einen wesentlichen Einfluss auf die Höhe des Faktors. Insbesondere mit zunehmender Bürogröße steigt der Faktor deutlich an.

Die entscheidende Frage ist: Wieviel Gemeinkosten kann sich ein Büro monatlich leisten, ohne Gefahr zu laufen, diese Kosten durch entstehende Projekteinnahmen nicht decken zu können!

Ohne Berechnung des Gemeinkostenfaktors und Einbindung des Faktors in die eigene Preiskalkulation gibt es dahin gehend keine Absicherung und keinen Hebel, die Kostenstruktur im eigenen Planungsbüro in den Griff zu bekommen!

Wie kann ich Kostenträgerkosten und Gemeinkosten richtig erfassen?

Gemeinkosten

Bei der Ermittlung kann einerseits die BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) des Büros helfen. Entscheidend ist hier die Summe der laufenden Kosten, welche für den Betrieb des Planungsbüros aufgewendet werden. Dazu zählen üblicherweise die folgenden Kostenarten:

Personalkosten* (nur Anteil der nicht verrechenbaren Personalkosten aus z. B. Urlaub, Krankheitstagen, internen Besprechungen, Weiterbildung, EDV, Buchhaltung etc.)

Der exakte Gemeinkostenanteil der Personalkosten kann nur durch ein präzises Instrument zur Zeiterfassung (Software-Projektzeiterfassung) wie KOBOLD CONTROL bestimmt werden!

• Raumkosten
• Betriebliche Steuern
• Versicherungen/Beiträge
• KFZ-Kosten
• Werbe-/Reisekosten
• Kosten der Warenabgabe
• Abschreibungen
• Reparaturen/ Instandhaltung
• Besondere Kosten
• Sonstige Kosten

Kostenträgerkosten

Personalkosten*(Anteil der verrechenbaren Personalkosten aus laufenden Projekten mit entsprechenden Honorareinnahmen) →Der exakte Kostenträgeranteil der Personalkosten kann nur durch ein präzises Instrument zur Zeiterfassung (Software-Projektzeiterfassung) wie KOBOLD CONTROL bestimmt werden!

Reisekosten* (Sofern Sie einem Kostenträger direkt zurechenbar sind)

Wichtig: Eingekaufte Dienstleistungen bzw. Nachunternehmerleistungen spielen bei der Ermittlung des Gemeinkostenfaktors keine Rolle. Der Gemeinkostenfaktor stützt sich ausschließlich auf intern verursachte Kosten.

Wie binde ich den Gemeinkostenfaktor in die interne Preiskalkulation im Planungsbüro ein?

Der größte Anteil der monatlichen Gesamtkosten in einem Planungsbüro entfällt auf den Bereich der Personalkosten. Hierbei ist es in der Basis zunächst wichtig, den individuellen Stundensatz des einzelnen Mitarbeiters zu ermitteln. Dazu ein kleines Beispiel:

Ein Mitarbeiter erhält ein monatliches Bruttogehalt inklusive Nebenkosten in Höhe von 4.500 €. Im Beispielmonat müssen 180 Stunden gemäß Arbeitsvertrag geleistet werden.*

*Die monatliche Stundenanzahl eines Mitarbeitenden kann anhand der täglich vereinbarten Stundenanzahl unter Berücksichtigung von Wochenendtagen wie Feiertagen ermittelt werden. Entsprechend schwankt die monatliche Stundenanzahl von Monat zu Monat.

Der sogenannte Teilkostenstundensatz des Mitarbeiters liegt demnach bei: Stundensatz ( Teilkosten) 25,00 EUR / Stunde

Wie kalkuliere ich sinnvolle (Mitarbeiter-)Stundensätze für mein Planungsbüro?

Der Gemeinkostenfaktor hat eine direkte Auswirkung auf den sogenannten Vollkostenstundensatz für eine Mitarbeiterressource, welcher eine entscheidende Größe für die Kalkulation von Projektleistungen darstellt. Der Vollkostenstundensatz berücksichtigt sowohl alle produktiven als auch nicht-produktiven (nicht verrechenbaren) Kosten.

Um den Vollkostenstundensatz zu ermitteln, multiplizieren wir den Teilkostenstundensatz mit dem Gemeinkostenfaktor. Angenommen, der Teilkostenstundensatz eines Mitarbeiters beträgt wie im vorangegangenen Beispiel 25,00 EUR pro Stunde und der ermittelte Gemeinkostenfaktor für das Planungsbüro liegt im Beispiel bei einem Faktor von 1,86, dann berechnet sich der Vollkostenstundensatz wie folgt:

Vollkostenstundensatz = Teilkostenstundensatz * Gemeinkostenfaktor

Vollkostenstundensatz = 25,00 EUR/Stunde * 1,86

Vollkostenstundensatz = 46,50 EUR/Stunde

Bei einem Stundensatz für die betreffende Person i.H.v. 46,50 € im Beispiel wird entsprechend für einen vollständigen (individuellen) Beitrag zu Kostendeckung im Planungsbüro gesorgt. Nicht mehr – aber auch nicht weniger.

Wie kalkuliere ich in der Folge belastbare externe Verrechnungssätze?

Nicht über den Vollkostensatz abgedeckt hingegen ist der Unternehmergewinn! Der jeweilige Vollkostenstundensatz stellt die essenzielle Basis zur Ermittlung externer Verrechnungspreise dar. So muss der ermittelte Vollkostensatz final noch um einen Aufschlag zur Sicherung des Projekt- bzw. Unternehmergewinns und idealerweise auch mit einem Zuschlag zur Absicherung etwaiger Projektrisiken erhöht werden.

Angenommen, die erwartete Umsatzrendite eines Büros liegt bei ca. 10 %, dann errechnet sich der externe Verrechnungssatz für einen Mitarbeiter im Beispiel zunächst wie folgt:

Externer Verrechnungspreis = Vollkostenstundensatz * 1,10

Externer Verrechnungspreis = 46,50 €/Stunde * 1,10

Externer Verrechnungspreis = 51,15 (inklusive Aufschlag für Gewinn)

Um etwaige Projektrisiken zusätzlich zu berücksichtigen, empfiehlt es sich, einen weiteren Aufschlag in etwa gleicher Höhe passend zum Gewinnaufschlag gleich einzukalkulieren. Entsprechend läge der Gesamtaufschlag bei dann ca. 20 %:

Externer Verrechnungspreis = 46,50 €/Stunde * 1,20

Externer Verrechnungspreis = 55,80 (inklusive Aufschlag für Gewinn & Wagnis)

Zwischenfazit

Der Vollkostenstundensatz ermöglicht es Unternehmen also, ihre Leistungen wirtschaftlich zu kalkulieren und sicherzustellen, dass alle Kosten gedeckt sind, was langfristig die Liquidität und Existenzsicherung gewährleistet!

Umfrage KOBOLD-Studie hinsichtlich des aktuellen Gemeinkostenfaktors nach Bürogröße

Welche Bedeutung hat der Gemeinkostenfaktor für die Budgetierung eines einzelnen Projekts?

Die Projektbudgetierung ist eine entscheidende Phase im Projektmanagement, in welcher zu erwartende Aufwände und Kosten mit dem zur Verfügung stehenden Budget im Abgleich gegenübergestellt werden. Am Ende des Budgetierungsprozesses steht ein max. Stundenvolumen und entsprechendes Kostenvolumen (das Budget) welches nicht überschritten werden darf, da das Projekt sonst keinen oder nur einen geringeren Projektgewinn erzielen kann.

Auch hier spielt der Gemeinkostenfaktor demzufolge eine wesentliche Rolle, denn mit jeder Projektstunde, welche für ein Projekt veranschlagt wird, müssen wiederum nicht verrechenbare Kosten im Unternehmen gedeckt werden.

Die Höhe des internen Gemeinkostenfaktors wirkt sich also direkt auf das Stundenvolumen eines Projekts aus! Je höher der GmkF, desto weniger Stunden stehen dem Projektteam zur Erbringung der Projektleistung zur Verfügung – je niedriger der GmkF, desto mehr Stunden stehen dem Projektteam zur Verfügung.

Wie binde ich den Gemeinkostenfaktor für eine Budgetierung aktueller Projekte ein?

Schritt 1: Aufwandsermittlung für Projektleistungen

Im ersten Schritt müssen für die im Projekt angebotenen einzelnen Projektleistungen erwartbare, regelmäßige Stundenaufwände sowie erwartbare Kosten/Stunde (Teilkostenebene) berechnet werden. → Eine schnelle wie exakte Berechnung von zu erwartenden Aufwänden (Prognose) wie erwartbaren Kostenniveaus kann durch eine Projektcontrolling-Software wie KOBOLD CONTROL direkt bestimmt werden!

Schritt 2: Einbindung des Gemeinkostenfaktors

Wurden die zu erwartenden Kosten/Stunde ermittelt, muss der Gemeinkostenfaktor analog der bisherigen Vorgehensweise inkludiert bzw. aufgeschlagen werden.

Erwartbare Kosten/Stunde * Gemeinkostenfaktor

Schritt 3: Berechnung des Stundenbudgets

Im letzten Schritt kann das zur Verfügung stehende Budget den erwartbaren Kosten inklusive Gemeinkostenfaktor gegenübergestellt werden.

Stundenbudget = Budget in € / Erwartbare Kosten/Stunde * Gemeinkostenfaktor

→ Eine schnelle, wie exakte Berechnung von etwaigen Stundenbudgets kann durch eine Projektcontrolling-Software wie KOBOLD CONTROL direkt bestimmt werden!

Monatliche Berechnung des Gemeinkostenfaktors – Welchen Faktor nehme ich für meine Budgetierung aktueller Projekte?

Der Gemeinkostenfaktor wird/muss monatlich ermittelt werden, da sich das Verhältnis von Kostenträgerkosten und Gemeinkosten von Monat zu Monat im Jahresverlauf unterschiedlich gestaltet. Dieses ist insoweit ganz normal.

Dabei können sich in monatlicher Abgrenzung größere Abweichungen ergeben, wie die nachfolgende Grafik zeigt:

Ein Beispiel: Angenommener Teilkostensatz pro Stunde = 25,00 €

a) Monat Dezember: (Rot) so ergibt sich aufgrund der Kostenverteilung ein Gemeinkostenfaktor von 2,27 – Entsprechend läge der zu ermittelnde Vollkostensatz/ Stunde bei knapp 57,00 €/Stunde.

b) Monat September: (Grün) so ergibt sich aufgrund der Kostenverteilung ein Gemeinkostenfaktor von 1,89 – Entsprechend läge der zu ermittelnde Vollkostensatz/ Stunde bei knapp 47,00 €/Stunde.

Durch diese natürlichen Bewegungen des Gemeinkostenfaktors ergibt sich eine rechnerische Differenz hinsichtlich des Vollkostenstundensatzes in diesem Beispiel von ca. 10 €/ Stunde!

Die Frage ist also: Welchen Faktor sollte man im Jahresverlauf für die Budgetierung neuer Projekte heranziehen?

Die Lösung liegt in einer Durchschnittsberechnung des Gemeinkostenfaktors über ein längeres Berechnungsintervall von mindestens 12 Monaten, sodass alle Projekte in etwa den gleichen Anteil nicht verrechenbarer Kosten tragen müssen.

Zudem lassen sich auf diesem Wege Projekte im Rahmen einer Nachkalkulation besser miteinander vergleichen.

Fazit

Der Gemeinkostenfaktor ist eine entscheidende Kennzahl im Projektcontrolling, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Projektkosten zu planen, zu steuern und zu kontrollieren.

Durch eine sorgfältige Berechnung und Analyse des Gemeinkostenfaktors können Unternehmen ihre Rentabilität steigern und wirtschaftlich agieren. Eine gleichmäßige Verteilung des Gemeinkostenfaktors über einen angemessenen Zeitraum ermöglicht eine zuverlässige Projektbudgetierung und trägt dazu bei, dass Unternehmen auch langfristig erfolgreich am Markt agieren können. Es ist daher ratsam, den Gemeinkostenfaktor als zentrale Größe im Projektmanagement zu betrachten und seine Auswirkungen auf die Gesamtperformanz eines Unternehmens nicht zu unterschätzen.

Automatisierung der Gemeinkostenfaktor-Berechnung mit KOBOLD CONTROL

Die manuelle Berechnung des Gemeinkostenfaktors kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Hier bietet die Softwarelösung KOBOLD CONTROL eine wertvolle Unterstützung. Mit KOBOLD CONTROL können Unternehmen die Berechnung des Gemeinkostenfaktors sowie weiterer Projektmanagement-Kennzahlen automatisieren und erhalten so in Echtzeit aussagekräftige Kennzahlen für das Projektcontrolling. Die Software aggregiert und analysiert die relevanten Daten aus der BWA und anderen Quellen, um einen präzisen Gemeinkostenfaktor zu ermitteln. Dies ermöglichte eine fundierte Entscheidungsfindung und eine effektive Steuerung von Projekten.