Wir freuen uns, dass bereits einige Anmeldungen für die KOBOLD Anwendertage eingegangen sind.

Folgen Sie dem Link „ZUR ANMELDUNG“ und entdecken Sie die Veranstaltungsorte der Anwendertage, inklusive Anfahrtsbeschreibung und Übernachtungstipps. Zudem finden Sie dort die vollständige Agenda!

Viel Spaß beim Stöbern – wir freuen uns auf Sie!

Seien Sie dabei, wenn wir uns am 25. Juli in der Münchener Allianz Arena treffen!

Erleben Sie einen Tag voller Austausch, Networking und spannender Einblicke.

Warum teilnehmen?

Austausch: Treffen Sie andere KOBOLD-Nutzer und profitieren Sie von deren Erfahrungen.
Networking: Knüpfen Sie wertvolle Kontakte und erweitern Sie Ihr berufliches Netzwerk.
Einblicke: Erhalten Sie exklusive Einblicke in die neuesten Entwicklungen und Funktionen von KOBOLD.

Sichern Sie sich jetzt einen der letzten 5 Plätze und seien Sie am Anwendertag in München dabei!

Wir freuen uns sehr, Sie zu den KOBOLD Anwendertagen 2024 einzuladen!

Nach all den digitalen Interaktionen der letzten Jahre ist es endlich an der Zeit, sich persönlich zu treffen und auszutauschen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die neuesten Entwicklungen und Innovationen bei KOBOLD kennenzulernen.

Durch einen einfachen Klick auf den Button erhalten Sie weitere Informationen und können sich direkt anmelden.

Programm-Version 23.8.7.0

Zeiten&Kosten

Urlaubsplaner

• Wird von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter ein Urlaubsantrag für ein Jahr gestellt, in dem noch keine Vertragsdaten vorliegen, verwendet KOBOLD CONTROL automatisch die Vertragsdaten des entsprechenden Vorjahres als Grundlage. Dabei wird der Resturlaub aus dem Vorjahr auf 0 Tage bzw. Stunden gesetzt, und die Berechnung der verbleibenden Urlaubstage erfolgt basierend auf dem angenommenen Vertrag korrekt. Im Ausdruck des Antragsformulars wurden jedoch fälschlicherweise noch die ursprünglichen Resturlaubswerte aus dem Vorjahresvertrag angezeigt. Dieser Darstellungsfehler wurde behoben.

Stammdaten

Unternehmen

• In KOBOLD CONTROL können nun mehrere Unternehmen hinterlegt werden, um unterschiedliche rechnungsstellende Unternehmen in Honorar-Dokumenten zu ermöglichen.

Innerhalb eines Auftrags lässt sich eines dieser Unternehmen als rechnungsstellendes Unternehmen auswählen. Standardmäßig wird das Hauptunternehmen verwendet, kann jedoch bei Bedarf durch ein anderes ersetzt werden.

Für alle Rechnungen eines Auftrags wird automatisch das im Auftrag definierte Unternehmen verwendet. Bei Bedarf kann dieses jedoch individuell pro Rechnung überschrieben werden.

Die bestehenden Dokumentenvorlagen bleiben unverändert nutzbar – eine Anpassung ist für diese neue Funktion nicht erforderlich.

Mitarbeiter

• Nur KOBOLD HONORAR: Bei der Neuanlage einer/eines Mitarbeitenden erscheint nicht mehr der Hinweis auf eine fehlende Rolle und fehlende Vertragsdaten.
• Nur KOBOLD HONORAR: In den Stammdaten der Mitarbeiter ist das nicht relevante Register „Stundenkonto“ entfernt.

Controlling

Berichte

Für die Bearbeitung von Listengenerator-Berichten wird das Maß der Breite von Spalten nun von Beginn an angezeigt und die Einheit der Spaltenbreite ist Millimeter, nicht mehr Zehntel-Millimeter. Die Breite einer Spalte ist auf 100mm begrenzt.

Auswertungsgitter

• Die bisher verwendete Ebene „Projektleiter“ entsprach nicht der vorgesehenen Struktur und wurde daher aus dem System entfernt. Für die Zuordnung verwenden Sie bitte ab sofort ausschließlich die Ebene „Haupt-Projektleiter“.

Honorare

Honorarermittlung

• Bei der Erstellung von XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien wurden die Inhalte im Feld BT-3 angeglichen. In beiden Fällen gelten jetzt die Rechnungstypen
  „875“ („PartialConstructionInvoice“) für „Akonto“ und „Akonto ohne Honorarabzug“,
  „876“ („PartialFinalConstructionInvoice“) für „Teilrechnung“, „Einzelrechnung“ und
  „877“ („FinalConstructionInvoice“) für „Schlussrechnung“.
• Neues Feld „Kostenstelle/Projekt (Auftrag) (BT-19)“ für die elektronischen Rechnungen: BT‑19 „Buchungsreferenz des Käufers“ (Buyer accounting reference).
  In Auftrag

und in Rechnungen:

Wie in KOBOLD CONTROL üblich kann der Inhalt aus dem Auftrag in der Rechnung durch einen anderen Wert überschrieben werden.

• Der vorgeschlagene Bereich einer prozentualen Teil- bzw. Besonderen Leistung kann jetzt in das Dokument ausgegeben werden.
  Im Ansatz-Bearbeiten-Dialog:

Im Dokument

Im Formular-Editor von Word heißt das Feld dazu „Vorgabe in [%] des Grundhonorars“

Word-AddIn

• Die Schaltfläche „Leere Felder entfernen“ ist jetzt auch im GoBD-Modus verfügbar und entfernt auch dort Word-Formularfelder, die keinen Inhalt besitzen. Damit können Dokumente bereits vor der Freigabe übersichtlicher dargestellt werden.

Die Änderungen des aktuellen und der zurückliegenden Service-Packs sind ebenfalls beschrieben in der Datei Änderungsbeschreibung KOBOLD CONTROL

Mit der neuesten Version 23.5.1 von KOBOLD CONTROL bieten wir Ihnen eine noch einfachere Möglichkeit, direkten Kontakt mit unserem Helpdesk aufzunehmen. Durch die Integration der Schaltfläche „Anfrage HelpDesk“ in der Bearbeitungsleiste können Sie nun unkompliziert Unterstützung von unserem Kobold HelpDesk erhalten.

Durch einen einfachen Klick auf den Button öffnet sich ein vorbereitetes E-Mail-Fenster. Dabei sind bereits die Zieladresse (helpdesk@kbld.de) sowie alle relevanten Informationen zu KOBOLD CONTROL eingetragen. Dazu gehören u. a. Ihre Kundennummer, Seriennummer, Version, Nutzerdetails und Ihre aktuelle Position innerhalb der Software. Alles, was Sie tun müssen, ist Ihre Frage oder Ihr spezifisches Problem in den Textfeld zu beschreiben.

Unser Helpdesk-Team steht bereit, um Ihnen schnellstmöglich weiterzuhelfen. Durch die direkte Kommunikation über den Helpdesk können wir Ihre Anfragen noch effizienter bearbeiten und direkt kategorisieren, was zu einer schnelleren Lösung führt.

Bitte beachten Sie:

Um sicherzustellen, dass E-Mails reibungslos geöffnet werden können, ist es wichtig, dass der Dateityp .eml dem Standard-Mailprogramm zugewiesen wird. In den meisten Fällen ist dies Outlook. Andernfalls wird möglicherweise nicht das Standard-Mailprogramm direkt geöffnet, sondern es erfolgt eine Auswahl, mit welchem Programm die Datei geöffnet werden soll.

Die Einstellungen dafür können unter „Standardwerte nach Dateityp auswählen“ vorgenommen werden, um .eml auf den gewünschten Mailclient einzustellen.

Wenn Sie in KOBOLD CONTROL Fragen zu einem bestimmten Thema haben, können Sie in dem „Suchen“-Feld oben rechts im Hauptfenster den Suchbegriff eingeben und nach dem Betätigen der ENTER-Taste gelangen Sie in unsere Wissensdatenbank zu KOBOLD CONTROL.

Wenn Sie beispielsweise weitere Informationen zum Thema „GmkF“ benötigen, werden Sie auf „MEIN KOBOLD“ weitergeleitet. Dort werden Ihnen Artikel angezeigt, die den Begriff „GmkF“ im Titel und/oder im Text enthalten

Die Wissensdatenbank ist exklusiv für Kunden mit einem Pflegevertrag zugänglich. Um Zugriff auf „MEIN KOBOLD“ zu erhalten, benötigen Sie Ihre Anmeldedaten, bestehend aus Ihrer Kundennummer und dem Ihnen zugeordneten Passwort. Falls Sie diese nicht vorliegen haben, fragen Sie bitte Ihren SystembetreuerIn, Diese Informationen haben wir Ihnen auch entweder in Ihrer Lizenzierungs-E-Mail, in Ihrem Lizenzierungsbrief oder auf dem Lieferschein des neuesten Upgrades übermittelt.

Was sind elektronische Rechnungen – einfach erklärt

Elektronische Rechnungen (auch E-Rechnungen genannt) sind Rechnungen, die nicht mehr auf Papier, sondern in einem speziellen digitalen Format erstellt und versendet werden. Sie sehen vielleicht auf den ersten Blick aus wie eine normale Rechnung – aber im Hintergrund stecken strukturierte Daten, die Computer direkt lesen und weiterverarbeiten können.

Warum der Umstieg?

• Öffentliche Auftraggeber (z. B. Behörden) müssen E-Rechnungen annehmen – und verlangen sie oft sogar.
• Weniger Aufwand: Kein Ausdrucken, kein Kuvertieren, kein Porto.
• Schnellere Bearbeitung beim Empfänger.
• Spart Papier und Zeit.

Zwei wichtige Formate in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD

1. XRechnung

• Pflicht für Rechnungen an Behörden (Bund, Länder, Kommunen).
• Reines XML-Datenformat – also kein sichtbares PDF, sondern ein strukturierter Datensatz.
• Wird über spezielle Plattformen hochgeladen oder gesendet (z. B. ZRE oder OZG-RE).
• Sieht nicht hübsch aus, aber Maschinen können sie sofort einlesen und verarbeiten.

2. ZUGFeRD

• Kombiniert PDF und strukturierte Daten:
  • Der Empfänger sieht eine ganz normale PDF-Rechnung.
  • Im Hintergrund stecken die maschinenlesbaren Daten.
• Gut geeignet für Geschäftskunden und Unternehmen, die noch keine reinen XML-Systeme nutzen.
• Flexibler als XRechnung, aber für Behörden meist nicht ausreichend, wenn XRechnung gefordert ist.

Wie kommt man von der Papierrechnung zur E-Rechnung?

1. Prüfen Sie Ihre Programme, mit denen Sie Rechnungen schreiben: KOBOLD CONTROL kann das, aber auch viele andere Programme unterstützen E-Rechnungen (oft mit Zusatzmodul).
2. Online-Tools nutzen: Es gibt kostenlose oder günstige Webdienste, mit denen man XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien erstellen kann.

Was Sie sonst noch wissen sollten:

• Die E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail – das reicht nicht mehr aus, wenn strukturierte Daten verlangt werden.
• Es gibt gesetzliche Anforderungen, wie eine E-Rechnung auszusehen hat.
• Rechnungen an den Bund müssen ab einem bestimmten Betrag zwingend elektronisch übermittelt werden (Stand: 2025 – meist ab 1.000 €).

Wie können E-Rechnungen erfasst werden?

Gute Frage! Wenn Sie bisher Papierrechnungen schreiben (z. B. in Word oder Excel), sind Sie gewohnt, die Infos direkt einzutragen: Empfänger, Rechnungsnummer, Betrag, usw. – bei elektronischen Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD funktioniert das ähnlich, aber eben in strukturierter Form.

1. Mit Rechnungssoftware (der einfachste Weg)

So geht’s:

• Sie geben Ihre Rechnungsdaten wie gewohnt über eine Benutzeroberfläche ein.
• Die Software erzeugt daraus automatisch eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei.

Beispiele:

• KOBOLD CONTROL, DATEV, u.v.m.
• Auch manche Buchhaltungsprogramme oder ERP-Systeme können das.

Vorteil:

• Sie müssen sich nicht mit dem Dateiformat oder XML-Strukturen auskennen.

2. Mit Online-Tools für XRechnung oder ZUGFeRD

Es gibt kostenlose oder günstige Websites, bei denen Sie ein Formular ausfüllen können.

So geht’s:

• Sie geben z. B. Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen etc. ein.
• Das Tool erzeugt daraus eine gültige E-Rechnung im gewünschten Format.

Beispiele:

• io
• ZRE-Webformular (für Rechnungen an den Bund)
• de (für ZUGFeRD-Erstellung)

Welche Infos benötigen Sie generell in jeder E-Rechnung?

Mindestens:

• Absenderdaten (Name, Adresse, Steuernummer)
• Empfängerdaten (Name, Adresse, E-Mail)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Zahlungsziel
• Menge, Bezeichnung, Einzelpreis
• Gesamtbetrag, Umsatzsteuer
• Bei Rechnungen an Behörden: die Leitweg-ID (quasi wie eine Adressnummer für E-Rechnungen)

Wie sind E-Rechnungen aufgebaut?

Erst einmal als Beispiel die XRechnung, weil die für Behörden vorgeschrieben ist und rein technisch aufgebaut ist. Aber am Ende wird auch kurz ZUGFeRD erklärt, weil das etwas anschaulicher ist.

Was steckt in einer XRechnung-Datei?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Das ist ein Textformat, in dem alle Rechnungsdaten streng strukturiert gespeichert sind, so dass ein Computer sie sofort lesen und weiterverarbeiten kann.

Stellen Sie sich vor, Sie würden jede Information in eine eigene Schublade stecken und ganz genau beschriften, was da drin ist – das macht XML.

So sieht eine Rechnung in XRechnung ungefähr aus (vereinfacht):

<Invoice>
  <Seller>
    <Name>Max Mustermann GmbH</Name>
    <VATID>DE123456789</VATID>
  </Seller>
  <Buyer>
    <Name>Stadtverwaltung Musterstadt</Name>
    <LeitwegID>123456789012-34</LeitwegID>
  </Buyer>
  <InvoiceNumber>2025-001</InvoiceNumber>
  <InvoiceDate>2025-05-21</InvoiceDate>
  <PaymentDueDate>2025-06-20</PaymentDueDate>
  <InvoiceLines>
    <Line>
      <Description>Beratung Webdesign</Description>
      <Quantity>5</Quantity>
      <UnitPrice>100.00</UnitPrice>
    </Line>
  </InvoiceLines>
  <TotalAmount>595.00</TotalAmount>
</Invoice>

Das ist natürlich stark vereinfacht, aber es zeigt die Idee:

•  Wer die Rechnung stellt
•  Wer die Rechnung bekommt
•  Einzelne Positionen (Leistungen oder Produkte)
•  Gesamtsumme inkl. MwSt

Und… Diese einzelnen Struktur-Elemente, wie „TotalAmount“ oder „Quantity„, sind die Namen zu den immer wieder erwähnten „BT-Felder“, welche einzeln nach gewissen Regeln nummeriert werden („BT-14“)!

Die echte Datei ist deutlich länger, enthält z. B. auch Steuerinformationen, IBAN, Währungen, und vieles mehr – aber alles klar benannt und in einer festen Reihenfolge.

Und wie sieht das bei ZUGFeRD aus?

ZUGFeRD ist eine Mischung:

• Sie erhalten eine PDF-Datei, die wie eine normale Rechnung aussieht.
• Im Hintergrund ist eine XML-Datei eingebettet (quasi wie ein „Anhang“ im PDF), die die strukturierten Daten enthält.

Sie können die Datei wie gewohnt ansehen und ausdrucken – ein Computer kann aber auch die XML-Daten im PDF direkt verarbeiten.

Wichtig zu wissen:

• Sie können eine XRechnung oder ZUGFeRD nicht alleine Word oder Excel erstellen – dafür brauchen Sie ein Tool oder eine Software, die den XML-Code automatisch erzeugt.
• In ZUGFeRD-Dokumenten ist die eingebettete XML-Datei führend. Wenn sich also die Werte der Rechnung in dem PDF-Abbild von denen in der eingebetteten XML-Datei unterscheiden würden, gibt der Inhalt der XML-Datei. Das ist auch logisch, weil der Computer nur das lesen und verstehen kann.
• Es gibt verschiedene ZUGFeRD-„Profile“. Diese Profile unterscheiden sich im Umfang der in der XML-Datei hinterlegten Daten:
  • Standard: Reicht, wenn Sie mit Firmen oder Einzelkunden arbeiten, die keine besonderen Anforderungen haben.
  • Extended: Brauchen Sie, wenn Sie mit Behörden oder größere Firmen mit speziellen Vorschriften zusammenarbeiten. U.a. können in diesem Profil weitere Dateien als rechnungsbegleitende Dokumente (=Anhänge) eingebettet werden.

Hier nun ein echtes Beispiel

Beispiel-XRechnung (gekürzt & kommentiert)

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:rsm="urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0">
  <!-- Absender (Rechnungsaussteller) -->
  <ram:SellerTradeParty>
    <ram:Name>Max Mustermann GmbH</ram:Name>
    <ram:PostalTradeAddress>
      <ram:PostcodeCode>12345</ram:PostcodeCode>
      <ram:LineOne>Musterstraße 1</ram:LineOne>
      <ram:CityName>Musterstadt</ram:CityName>
      <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
    </ram:PostalTradeAddress>
    <ram:VATID>DE123456789</ram:VATID>
  </ram:SellerTradeParty>


  <!-- Empfänger (z. B. eine Behörde) -->
  <ram:BuyerTradeParty>
    <ram:Name>Stadtverwaltung Beispielhausen</ram:Name>
    <ram:PostalTradeAddress>
      <ram:PostcodeCode>54321</ram:PostcodeCode>
      <ram:LineOne>Rathausplatz 5</ram:LineOne>
      <ram:CityName>Beispielhausen</ram:CityName>
      <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
    </ram:PostalTradeAddress>
    <ram:ID schemeID="leitweg">991-12345-67890-01</ram:ID>
  </ram:BuyerTradeParty>


  <!-- Rechnungsnummer und -datum -->
  <ram:ExchangedDocument>
    <ram:ID>RE-2025-0001</ram:ID>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20250521</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </ram:ExchangedDocument>


  <!-- Zahlungsinformationen -->
  <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
    <ram:PaymentMeans>
      <ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>
        <ram:IBANID>DE44500105175407324931</ram:IBANID>
      </ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>
    </ram:PaymentMeans>
    <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
      <ram:LineTotalAmount>500.00</ram:LineTotalAmount>
      <ram:TaxTotalAmount>95.00</ram:TaxTotalAmount>
      <ram:GrandTotalAmount>595.00</ram:GrandTotalAmount>
    </ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
  </ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>


  <!-- Rechnungsposition -->
  <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
    <ram:SpecifiedTradeProduct>
      <ram:Name>Webdesign Dienstleistungen</ram:Name>
    </ram:SpecifiedTradeProduct>
    <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
      <ram:GrossPriceProductTradePrice>
        <ram:ChargeAmount>100.00</ram:ChargeAmount>
      </ram:GrossPriceProductTradePrice>
    </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
    <ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
      <ram:BilledQuantity unitCode="HUR">5</ram:BilledQuantity>
    </ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
    <ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
      <ram:ApplicableTradeTax>
        <ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode>
        <ram:RateApplicablePercent>19.00</ram:RateApplicablePercent>
      </ram:ApplicableTradeTax>
      <ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
        <ram:LineTotalAmount>500.00</ram:LineTotalAmount>
      </ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation>
    </ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
  </ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

 

Was sehen wir hier konkret?

Tipp: Solche Dateien können Sie in einem Texteditor öffnen (z. B. Notepad++) oder in einem speziellen XML-Viewer, der die Struktur besser lesbar macht.

Beispiel-ZUGFeRD (gekürzt & kommentiert)

• Sie sehen eine ganz normale PDF-Rechnung, z. B. in Adobe Reader.
• Aber im Inneren der Datei ist eine XML-Datei eingebettet – sie heißt meistens zugferd-invoice.xml.
• Diese XML-Datei enthält die gleichen Infos wie bei einer XRechnung, nur nach dem ZUGFeRD-Standard (z. B. ZUGFeRD 2.1 in der Variante „EN16931“).

So sieht der XML-Teil aus (aus einer echten ZUGFeRD-Datei, gekürzt):

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
  xmlns:rsm="urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0"
  xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100"
  xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100">

  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:zugferd:2.1:EN16931</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>

  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>INV-2025-0001</ram:ID>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20250521</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>

  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
    <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <ram:SellerTradeParty>
        <ram:Name>Max Mustermann GmbH</ram:Name>
      </ram:SellerTradeParty>
      <ram:BuyerTradeParty>
        <ram:Name>Musterkunde AG</ram:Name>
      </ram:BuyerTradeParty>
    </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>

    <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
      <ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
      <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
        <ram:LineTotalAmount>500.00</ram:LineTotalAmount>
        <ram:TaxTotalAmount>95.00</ram:TaxTotalAmount>
        <ram:GrandTotalAmount>595.00</ram:GrandTotalAmount>
      </ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
    </ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Diese strukturierten Daten werden in eine PDF-Datei eingebettet.

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