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Entdecken Sie im Menü „Controlling“ unter „Berichte“ eine umfangreiche Auswahl an Auswertungen zur Steuerung und Analyse Ihrer Geschäftsprozesse. Doch welche dieser Berichte sind entscheidend für Geschäftsführer, Teamleiter oder die kaufmännische Abteilung? Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine klare Übersicht über die wichtigsten Berichte und ihre Funktionen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Ihre wichtigsten Berichte als Favoriten zu markieren. Navigieren Sie dazu einfach zum Menü „Berichte“ und klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf „Favoriten bearbeiten“. Dort können Sie Ihre bevorzugten Berichte auswählen und speichern. Einmal gespeichert, werden Ihnen durch einen Klick auf „Favoriten anzeigen“ ausschließlich diese Berichte angezeigt.
In diesem Leitfaden schauen wir uns 10 verschiedene Berichte an, die Sie als Führungskraft kennen sollten. Die Berichte, die wir uns anschauen, sind entweder H-Auswertungen (Honorare) oder B-Auswertungen (Budget).
H-Auswertungen (Honorare):
Die H-Berichte enthalten detaillierte Angaben zu den anfallenden Honoraren und ermöglichen eine präzise Nachverfolgung und Abrechnung der erbrachten Dienstleistungen.
B-Auswertungen (Budget):
Die B-Berichte bieten eine umfassende Übersicht über die aktuellen und geplanten Budgets, um eine präzise Überwachung und Steuerung der finanziellen Ressourcen sicherzustellen.
H021 – Projektübergreifender Überblick:
Bietet eine umfassende Analyse der wichtigsten Projektinformationen wie Gesamthonorar, Gesamtkosten und aktueller Projektstand.
1. Honorar: Gesamthonorar des Projektes über alle Aufträge und Unterprojekte
2. Kosten: Aktuelle Gesamtkosten des Projekts (Personalkosten + Fremdkosten + Reisekosten)
3. Projektstand: Aktueller Leistungsstand (Ist-Projektstand)
4. Ergebnis: Projektstand minus Kosten (aktuelles Projektergebnis)
5. Angefordert: Summe der in Rechnung gestellten Leistungen (freigegebene Rechnungen)
6. Nachlässe: Auf gestellte Rechnung eingestellte Nachlässe (z.B. Skonti)
7. Erhalten: Summe der bislang erhaltenen Zahlungseingänge
8: Summe: Gesamtsumme aller Projekte
H021a – Detaillierte Kostenanalyse
Der Bericht ermöglicht eine detailliertere Zergliederung der Gesamtkosten in eigene Kosten, Fremdkosten und Reisekosten.
H021b – Erweiterte Projektbetrachtung
Der Bericht bietet eine erweiterte Analyse auf Unterprojektebene für einen detaillierteren Überblick über die Projektstruktur.
H031-D – Detaillierte Projektanalyse
Der Bericht H031-D bietet eine detaillierte Analyse Ihrer Projekte. Er enthält allgemeine Informationen sowie eine Aufschlüsselung von Leistungen und Kosten. Zudem beinhaltet er eine Analyse des Abrechnungs- und Zahlungsstands über den gesamten Zeitraum.
H025 – Auftragsbestand kaufmännisch
Dieser Bericht zeigt den aktuellen Auftragsbestand sowie die für die Rechnungsstellung relevanten Informationen für jedes Projekt.
H025c – Auftragsbestand nach Unterprojekten
Dieser Bericht ermöglicht eine kaufmännische Betrachtung des Auftragsbestands auf Unterprojektebene.
HFB001a – Honorar, Fremdhonorar, Eigenhonorar, Budget
Bietet eine detaillierte Analyse von Gesamthonorar, Fremdhonorar, Eigenhonorar und Budget auf verschiedenen Ebenen.
H001 – Projektbezogene Auswertung
Die Auswertung H001 ist eine der wichtigsten im Projektcontrolling und fokussiert sich auf ein einzelnes Projekt. Ziel ist es, die in der H021 dargestellten Werte auf die Tätigkeiten im Projekt herunterzubrechen.
B021 – Kostenvergleich Projekte
Der Bericht B021 legt besonderen Fokus auf die wesentlichen Projektgrößen, wobei das Budget des jeweiligen Projekts im Mittelpunkt steht. Er analysiert den aktuellen Stand des Projekts in Bezug auf das Budget, was eine fundierte Bewertung ermöglicht.
B001 – Kostenvergleich Unterprojekt, Tätigkeit
Die Auswertung B001 zählt zu den am häufigsten verwendeten Berichten unter den Projektleitern und ermöglicht eine eingehende Analyse einzelner Projekte. Dabei wird der Projektfortschritt in Relation zum Budget dargestellt, was eine umfassende Bewertung ermöglicht.
Um auf die vorgestellten Berichte zugreifen zu können, ist eine Grundlizenz erforderlich. Benötigen Sie weitere Lizenzen? Diese können Sie direkt hier nachbestellen.
Der Gemeinkostenfaktor (GMKF) ist eine zentrale Kennziffer im Controlling Ihres Büros. Er hilft Ihnen, unproduktive Kostenanteile (indirekte Kosten bzw. Gemeinkosten) den produktiven Projektkosten (Einzelkosten oder Kostenträgerkosten) zuzuordnen. Dies ermöglicht eine fundierte Analyse der Kostenstruktur und der Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte.
Der Gemeinkostenfaktor (GMKF) wird berechnet, indem die Gemeinkosten ins Verhältnis zu den Einzelkosten gesetzt werden. Die Berechnungsformel lautet:
Gemeinkosten / Einzelkosten + 1
Allgemeines Büroprojekt
Um die unproduktiven Kosten wie Krankheit, Urlaub und Schulungen zu erfassen, empfehlen wir Ihnen, ein allgemeines Büroprojekt anzulegen, auf dem diese unproduktiven Kosten gebucht werden. Es ist wichtig, Zeiten für Urlaub, Krankheit, Akquise oder Schulungen nicht den aktuell laufenden Projekten zuzuordnen, da dies zu einer Verzerrung Ihrer Gemeinkosten führen würde. Das allgemeine Büroprojekt ermöglicht es Ihnen, diese unproduktiven Kosten separat zu verwalten und dadurch eine präzise Berechnung der Gemeinkosten zu gewährleisten. Das Büroprojekt sollte allen Mitarbeitern zugeordnet werden, damit sie dies bei der Zeiterfassung berücksichtigen können.
Die Grundlage für die Berechnung des Gemeinkostenfaktors in KOBOLD CONTROL ist die monatliche Sachkostenerfassung aus Ihrer Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Es gibt zwei empfohlene Vorgehensweisen, um die Sachkosten in KOBOLD CONTROL zu hinterlegen:
Gesamtkostenübernahme
Sie übernehmen die Betriebsausgaben (Gesamtkosten) aus der BWA des Steuerberaters als einen Gesamtbetrag.
Übernahme der Kostenarten
Sie übernehmen die Kostenarten aus der BWA des Steuerberaters als Summe der Einzelpositionen.
Nachdem alle Sachkosten in KOBOLD CONTROL erfasst wurden, können Sie über die „Monatsbuchung“ Ihren aktuellen Gemeinkostenfaktor berechnen lassen. Dieser Vorgang sollte idealerweise mindestens einmal im Monat durchgeführt werden, um eine kontinuierliche Überwachung der Gemeinkosten zu gewährleisten.
Die Monatsbuchung kann auf zwei Arten durchgeführt werden:
Vollständig: Hierbei werden alle Daten ab dem Beginn der Datenerfassung berücksichtigt.
Ab einem gewählten Startdatum: Hierbei werden nur die Daten ab einem von Ihnen festgelegten Startdatum berücksichtigt.
Unabhängig von der gewählten Methode muss der Zeitraum für die Buchung über die Position „Buchung bis“ festgelegt werden. Dies stellt sicher, dass der Berechnungszeitraum klar definiert ist.
Nach Abschluss der Monatsbuchung wird der aktualisierte Gemeinkostenfaktor basierend auf den neuesten erfassten Daten berechnet und steht Ihnen zur Verfügung.
Für die Durchführung der Gemeinkostenfaktorberechnung wird eine Grundlizenz benötigt. Falls Sie noch eine Lizenz benötigen, können Sie diese direkt hier bestellen.
Automatische Aufgaben in KOBOLD CONTROL sind ein wertvolles Werkzeug, um wiederkehrende Aufgaben effizient zu managen und sicherzustellen, dass wichtige Prozesse nicht übersehen werden. Sie helfen Ihnen, Zeit zu sparen und die Genauigkeit Ihrer Buchungen und Zeiterfassungen zu verbessern.
Um zu den automatischen Aufgaben zu gelangen, gehen Sie in das Menü Administration und wählen den dritten Untermenüpunkt Automatische Aufgaben. Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf + Aufgabe anlegen. Ein Bearbeitungsfenster öffnet sich, in dem Sie eine neue automatische Aufgabe anlegen und beschreiben können.
Wieso eine Monatsbuchung durchführen?
Eine Monatsbuchung in KOBOLD CONTROL muss durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Kosten in der Software aktualisiert werden und der aktuelle Gemeinkostenfaktor korrekt berechnet wird. Dies ist wichtig, um eine genaue Kostenkontrolle und -analyse zu ermöglichen sowie eine korrekte Abbildung der finanziellen Situation Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Durch die regelmäßige Durchführung der Monatsbuchung wird sichergestellt, dass die Daten stets aktuell sind und eine verlässliche Basis für Entscheidungen und Planungen bieten.
Die Monatsbuchung ist eine wiederkehrende Aufgabe, die jeden Monat durchgeführt werden muss. Mit KOBOLD CONTROL können Sie diesen Prozess automatisieren, um Zeit und Aufwand zu sparen.
Wählen Sie im Bearbeitungsfenster die Aufgabe Monatsbuchung aus und definieren Sie anschließend den Zeitplan sowie den Start- und Endzeitpunkt der Monatsbuchung.
Zeitplan festlegen
Legen Sie fest, wann und wie oft die Buchung durchgeführt werden soll. Für die Monatsbuchung empfiehlt es sich, eine monatliche Wiederholung einzustellen.
Start der Monatsbuchung
Sie können den Startzeitpunkt der Monatsbuchung festlegen, zum Beispiel im aktuellen Jahr oder in den letzten 12 Monaten. Diese Einstellung ist individuell anpassbar.
Endzeitpunkt festlegen
Definieren Sie, bis wann eine Monatsbuchung berechnet werden soll. Wir empfehlen, die Buchung bis zum Vormonat zu berechnen.
Die automatische Aufgabe Kulanz Zeiterfassung dient dazu, Ihre Mitarbeiter oder Kollegen daran zu erinnern, ihre Zeiterfassungen einzutragen. Eine korrekte Projektzeiterfassung in KOBOLD CONTROL ist entscheidend für Ihr Controlling, deshalb unterstüzt KOBOLD CONTROL Sie dabei.
Wählen Sie im Bearbeitungsfenster die Aufgabe Kulanz Zeiterfassung aus und definieren Sie anschließend den Zeitplan sowie den automatischen Versand von Hinweis-Mails.
Täglicher Zeitplan
Wir empfehlen, diese Aufgabe in einem täglichen Zeitplan anzulegen, damit keine Zeiten mehr unerfasst bleiben. Es werden nur die Mitarbeiter informiert, die noch keine Zeiten für den entsprechenden Zeitraum gebucht haben.
Erinnerungen einstellen
Sie können festlegen, dass ein Mitarbeiter beispielsweise zwei Tage vor Ablauf der Möglichkeit eines Zeiteintrages informiert wird, sofern dieser noch keine Zeiten erfasst hat.
Hinweis E-Mails
Der Mitarbeiter wird per E-Mail informiert. Sie haben die Möglichkeit, den E-Mail-Text zu personalisieren, indem Sie Platzhalter wie den Namen des Mitarbeiters einfügen.
Automatische Aufgaben sind sinnvoll, weil sie den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und sicherstellen, dass wichtige Prozesse nicht vergessen werden. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben wie der Monatsbuchung und der Zeiterfassungserinnerung können Sie:
Zeit und Ressourcen sparen: Manuelle Eingaben und Erinnerungen entfallen.
Fehler vermeiden: Automatische Prozesse minimieren das Risiko von Übersehen oder fehlerhaften Einträgen.
Produktivität steigern: Sie können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, da administrative Tätigkeiten automatisiert werden.
Nutzen Sie die automatischen Aufgaben in KOBOLD CONTROL, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter und zuverlässiger zu gestalten.
Für die Durchführung der Automatischen Aufgaben wird eine Grundlizenz benötigt. Falls Sie noch eine Lizenz benötigen, können Sie diese direkt hier bestellen.
Die zunehmende Digitalisierung prägt unsere Arbeitswelt maßgeblich und stellt uns vor neue Herausforderungen und Möglichkeiten. Eine solche Neuerung betrifft die Art und Weise, wie wir Arbeitszeiten erfassen und verwalten.
Die Anwesenheitserfassung spielt eine entscheidende Rolle für die Organisation und den reibungslosen Ablauf von Arbeitsprozessen in Unternehmen. Eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten ermöglicht nicht nur eine transparente Abrechnung von geleisteten Arbeitsstunden, sondern trägt auch zur effizienten Planung von Ressourcen und Projekten bei.
Eine moderne Softwarelösung zur Anwesenheitserfassung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Mitarbeiter:
KOBOLD CONTROL bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Anwesenheitserfassung:
Alle Informationen zum KOBOLD TERMINAL finden Sie unter www.kbld.de/software/kobold-terminal.
Mit der Version 23.3 haben wir die Verwaltung der Honorardokument-Vorlagen vereinfacht. So können jetzt detaillierter einzelne Vorlagen für die Erzeugung von Rechnungen, Angeboten oder ähnliches bestimmt werden. Bei der Dokumentenerstellung wird nicht mehr jede Vorlage bei jeder Dokumentenart angeboten, sondern bei zum Bespiel einer neuen Rechnung wird die zuletzt genutzte Rechnungsvorlage und bei einem Angebot die zuletzt genutzte Angebotsvorlage verwendet.
Die folgenden Unterscheidungen/Kategorien für Honorardokument-Vorlagen existieren (Anmerkung: die mit (*) markierten Verwendungszwecke existieren nur bei aktivierter GoBD):
Natürlich kann eine Vorlage weiterhin zu mehr als einer der o.g. Kategorien gehören.
Innerhalb der Hauptnavigation „Dokumente“, Subnavigation „Vorlagen“ erscheint nun bei der Definition eines Vorlagentyps „HOAI-Rechnung/Angebot“ die oben dargestellte Liste:
Im Zuge der Änderung zur Version 23.3 wurde der Vorlagentyp „Gutschrift / Forderungskorrektur / Storno“ entfernt und dieser wird nun mit der neuen Version im „Verwendungszweck“ mit aufgeführt.
Mit dem Setzen eines Hakens wird die gerade bearbeitete Vorlage bei dem jeweiligen Verwendungszweck als Vorlage angeboten. Würden Sie zum Beispiel bei einer Vorlage „V20 Rechnung mit IP, Nachlass, detailliert“ die Werte „Akonto-Rechnung“, „Teilrechnung“ und „Schlussrechnung“ anwählen, würde diese Vorlage im „Honorardokument erstellen“-Dialog auch nur bei „Akonto-Rechnung“, „Teilrechnung“ und „Schlussrechnung“ erscheinen:
Bei allen anderen Typen, die Sie erstellen wollen, wird die Vorlage nicht mehr angeboten. Bislang erschien jede Honorardokumenten-Vorlage bei jeder ausgewählten Dokumentenart.
KOBOLD CONTROL merkt sich zudem zu jeder Dokumentenart im Erstellen-Dialog die zuletzt gewählte Vorlage.
Mit der Aktualisierung der KOBOLD CONTROL Version auf die neue Version 23.3, versucht das Update-Programm bereits bestehende Vorlagen auf den/die jeweiligen Verwendungszweck(e) aufzuteilen. Dennoch sind hierbei manuelle Nacharbeiten notwendig, da das Update-Programm z.B. nicht zwischen Vorlagen für Teilrechnungen und Akontorechnungen unterscheiden kann. Deshalb sollten die Einstellungen beim Verwendungszweck jeder Vorlage noch einmal geprüft werden.
Um direkt mehrere Vorlagen gemeinsam zu bearbeiten, existiert in „Dokumente“ (1) / „Vorlagen“ (2) neu der Befehl „Verwendungszweck festlegen“ (3):
Sind ein oder mehrere Vorlagen ausgewählt, können über einen Dialog die Verwendungszwecke für die gewählten Vorlagen gesetzt werden. Nach Aufruf des Befehls erscheint das folgende Overlay:
In dem Dialog ist noch einmal jeder mögliche Verwendungszweck aufgeführt. Wie im Beispiel werden den zuvor markierten Vorlagen der Verwendungszweck „Teilrechnung“ und „Schlussrechnung“ zugeordnet, alle anderen Verwendungszwecke werden/bleiben deaktiviert.
Hinweis:
Der gerade geöffnete Dialog des Befehls „Verwendungszweck festlegen“ zeigt nicht die Einstellungen der markierten Vorlagen an, sondern man hat nur die Möglichkeit, die jeweiligen Optionen zu setzen.
Natürlich ist es auch möglich, innerhalb des „Daten bearbeiten“-Dialoges den Verwendungszweck jeder einzelnen Vorlage zu bestimmen.
In KOBOLD CONTROL können Sie automatisch Dokumenten-Nummern über die Dokumentenverwaltung generieren lassen. Dieses Feature ist Ihnen wahrscheinlich bereits von Rechnungen und Urlaubsanträgen bekannt, aber es gilt auch für „normale“ Dokumente wie Briefe, Anschreiben und ähnliches.
Die Vergabe von Dokumenten-Nummern ist eng mit den Vorlagen in KOBOLD CONTROL verknüpft. Jede Vorlage verfügt über einen eigenen Nummernkreis. Beispielsweise könnte eine Briefvorlage die Dokumenten-Nummer „BR-4711“ haben, während für ein Anschreiben „ANSCHREIBEN_0815“ verwendet wird.
Mit jedem neuen Brief, den Sie erstellen, wird der Briefzähler um eins erhöht, also von „BR-4712“ zu „BR-4713“ und so weiter. Für Anschreiben erfolgt die Zählung entsprechend, von „ANSCHREIBEN_0816“ zu „ANSCHREIBEN_0817“ und so weiter.
Die Festlegung der Dokumenten-Nummern erfolgt im Bereich „Dokumente“ / „Vorlagen“. Dort finden Sie das Feld „Dokumenten-Zähler“, in dem Sie die Einstellungen vornehmen können.
Hier legen Sie die nächste fortlaufende Nummer für ein neues Dokument fest, wie im oben genannten Beispiel für ein Dokument mit der Vorlage „Brief“. Im gezeigten Fall ist dies die Nummer „BR-4711“. Sobald Sie das Dokument erstellt haben, wird automatisch im Feld „Dokumenten-Zähler“ die Nummer „BR-4712“ für das nächste Dokument angezeigt.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine Dokumentennummer immer mit einer Zahl enden muss. Eine Nummer wie „4711-BR“ ist daher nicht zulässig. Wenn der Zähler in unserem Beispiel für die Vorlage „Brief“ die Nummer „BR-9999“ erreicht, wird die Nummer automatisch auf „BR-10000“ erweitert.
Möchten Sie für verschiedene Vorlagen dieselben Dokumentennummern verwenden, beispielsweise sollen sowohl der „Brief“ als auch das „Anschreiben“ denselben Nummernkreis nutzen, können Sie im „Brief“ den Zähler festlegen und im „Anschreiben“ durch die Schaltfläche „Zähler verwenden von…“ auf den Brief-Zähler verweisen.
Nachdem Sie die Schaltfläche betätigt haben, erscheint der folgende Auswahldialog:
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Vorlage „Brief“ zu übernehmen, und im Feld „Dokumenten-Zähler“ wird der Eintrag „[Brief]“ angezeigt, wodurch der Verweis auf den Zähler der Vorlage „Brief“ hergestellt wird.
Jetzt nutzen beide Vorlagen „Anschreiben“ und „Brief“ einen gemeinsamen Zähler.
Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Verweisen, dass Vorlagen sich nicht gegenseitig aufeinander beziehen können. Das bedeutet, dass beispielsweise das „Anschreiben“ dieselbe Nummer verwenden möchte wie der „Brief“, und umgekehrt der „Brief“ auf den Zähler des „Anschreiben“ zugreifen möchte. Innerhalb von KOBOLD CONTROL kann dieses Problem nicht gelöst werden.
Wenn Sie Vorlagen für Word-Dokumente verwenden, können Sie den Dokumenten-Zähler mithilfe des Felds „Dokumenten-Nummer“ in Ihr Dokument übernehmen. Diese Nummer wird automatisch beim ersten Öffnen Ihres neuen Dokuments aus KOBOLD CONTROL in den Text der Word-Datei eingefügt.
Dieses Feld dann in die Vorlage eingefügt…
… ergibt beim Erzeugen eines neuen Dokumentes mit der Vorlage „Brief“ den folgenden Eintrag
Wir hoffen, dass Ihnen dieser kurze Tipp einen besseren Einblick in die Verwendung von Dokumenten-Nummern verschafft hat.
Sie wollen oder müssen Ihre Rechnungen in elektronischer Form bei Ihrem Auftraggeber einreichen. Meist hat der Auftraggeber gewisse Vorgaben, welche Informationen in dem Rechnungs-„Dokument“ hinterlegt werden sollen. Die einzelnen Informationen werden innerhalb des versendeten „Dokumentes“ in Feldern abgelegt. Meist sprechen die AG von sogenannten BT-Feldern. Diese Namensgebung ist in der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN‑16931 festgelegt.
Neben den Vorgaben des AG tauchen diese BT-Bezeichnungen auch auf, wenn Sie Warnungen oder Fehlermeldungen bei der Überprüfung Ihrer Rechnungsdokumente erhalten.
Hier nun eine Liste der von KOBOLD CONTROL unterstützten BT-Felder (Stand 02.05.2024):
Allgemeine Rechnungsfelder
Rechnungsposition
Ihr Unternehmen
Rechnungsempfänger
Drücken Sie auf „Play“ und erhalten Sie direkt ein Update zu den bevorstehenden KOBOLD Anwendertagen, von unserem Prokuristen Christian Breukmann.
Für den Anwendertag in Hamburg am kommenden Dienstag, den 16. April 2024, sind noch wenige Plätze verfügbar. Wenn Sie daran teilnehmen möchten, empfehlen wir Ihnen, sich jetzt anzumelden.
Aufgrund der bevorstehenden Europameisterschaft mussten wir leider das Anwendertreffen in Berlin absagen, da die Hotelkosten unverhältnismäßig hoch sind. Stattdessen verschieben wir das Event in den September nach Leipzig. Weitere Informationen werden in Kürze folgen.
Wir freuen uns auf Sie!
Für alle, die es leider nicht zum Anwendertag in Hamburg geschafft haben, haben wir eine kleine Überraschung: Einen Trailer, der Ihnen einen kleinen Einblick in den Tag gibt. Schauen Sie gerne mal rein.
Verpassen Sie nicht die Chance, sich für unsere Anwendertage anzumelden! Es sind nur noch wenige Plätze verfügbar.
Termine:
• 15. Mai 2024 in Wuppertal
• 25. Juli 2024 im München Allianz Arena
Melden Sie sich direkt hier an, um dabei zu sein:
Linderhauser Straße 171
42279 Wuppertal
Telefon: (+49) 202-27179-300
Telefax: (+49) 202-27179-399
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